Les Acheteurs réalisent les appels d’offres sur lesquels nous répondons quotidiennement, il nous a donc semblé intéressant de passer de l’autre côté de la barrière. Nous avons rencontré Pierre, Acheteur au sein de la Région Bourgogne Franche Comté, que nous remercions encore une fois pour le temps qu’il nous a accordé. Quel est son métier ? Quelles sont ses priorités ? Comment vos réponses dans le cadre d’un appel d’offres sont traitées ? Quel est l’importance de votre mémoire technique dans le cadre de son analyse ? La révision des prix dans les appels d’offres ? Et la place de la RSE dans les marchés publics ? Nous allons voir tout cela dans cette interview !
Je m’appelle Pierre GOMES, je suis Acheteur au sein de la Région Bourgogne Franche Comté. J’ai travaillé à la SNCF pendant 10 ans, dont les 4 dernières années en tant qu’Acheteur pour un Technicentre de Maintenance dont le siège est basé à Dijon. Une expérience différente en collectivité puisque j’ai travaillé sur une typologie d’achat industriel au sein de la SNCF, aujourd’hui, je suis plutôt axé sur de l’achat de fournitures diverses (mobiliers, équipements sportifs, objets promotionnels...), mes principaux prescripteurs étant la direction des lycées et la direction de la communication et des relations avec les citoyens de la Région Bourgogne Franche Comté. La SNCF fut pour moi une bonne école, puisque les besoins y ont été très spécifiques, parfois complexes, ou certains ajustements de dernières minutes ont dû être nécessaire sans pour autant négliger la sécurité, la qualité et l’environnement. Cette expérience me sert pleinement aujourd’hui dans le recueil des nouveaux besoins du Conseil Régional.
Mon métier, c’est de répondre aux besoins des clients internes dans les délais impartis et de leur apporter la solution la plus adaptée en fonction d’un budget, dans l’idéal, définit en amont. Je travaille pour cela en plusieurs phases ; premièrement, la collecte d’informations auprès des prescripteurs pour les aspects techniques. Je peux être amené à les aider pour qu’ils traduisent leurs besoins sous forme de cahier des charges. Ensuite un travail de « sourcing » pour identifier de nouveaux fournisseurs. Enfin, un travail de « benchmark » auprès d’autres entités peut aussi compléter la recherche. Diverses phases d’échanges sont également préconisées avant le lancement d’un marché entre l’acheteur et son prescripteur, l’objectif étant de bien s’accorder sur les données à diffuser au moment du lancement d’un appel d’offres.
En parallèle, je participe à l’animation d’une centrale d’achat régionale, qui reprend l’exhaustivité de nos marchés en cours et sur laquelle nous mettons à disposition des documents (BPU, catalogue fournisseur, CCTP…) permettant aux prescripteurs d’établir une commande auprès d’un titulaire du marché.
Je peux être amené à travailler pour l’ensemble des directions de la Région en fonction du type de la demande, néanmoins les actuels et principaux sont : la Direction des Lycées (129 lycées publics et agricoles), la direction de la communication et des relations avec les citoyens ou encore la direction du numérique éducatif.
En termes de chiffre, le montant des marchés publics engagé par la Région Bourgogne Franche Comté a été de 642 M€ en 2021 (infrastructure, formations, fournitures, transport…)
Pour moi le sourcing c’est l’acte de rechercher et de trouver des fournisseurs qui seront en capacité de pouvoir répondre avec précision à un besoin déterminé, ce sourcing peut se fait de manière différente en fonction de l’Acheteur, il n’y a pas de méthode unique selon moi, j’utilise principalement Internet, mais il est vrai que, parfois, certaines recherches peuvent s’avérer chronophages, c’est pourquoi la Région nous met à disposition un outil de travail (très confortable) pour solutionner efficacement ces recherches. Je l’ai évoqué au début de l’entretien, mais nous utilisons aussi la voie du « benchmark » pour identifier des fournisseurs, par exemple nous questionnons d’autres services achat en Régions, afin de savoir s’ils ont traité des marchés similaires à ceux que nous souhaitons mettre en place, du partage d’information en quelque sorte.
Par exemple, récemment, j’ai été sollicité pour trouver des informations sur un sujet très intéressant : le CREPS de Dijon va servir de base d’accueil pour les Jeux olympiques de Paris 2024, et, dans ce cadre, nous avons eu une demande d’accompagnement pour la construction d’une piste de roller. J’ai appelé mes homologues de la région Normandie qui ont justement traité le même sujet en 2019. J’ai pu découvrir leurs solutions et de les associer aux besoins que nous pouvons avoir, en parallèle nous avons aussi contacter la Fédération Française de Roller et Skateboard pour leur expliquer nos attentes et connaître la réglementation olympique.
J’effectue toujours le sourcing en amont des appels d’offres, comme tu le sais, pendant la procédure d’appel d’offres, je ne peux pas rencontrer les fournisseurs.
Chacun reste maître en sa demeure, pour ma part, je pense que c’est toujours intéressant de rencontrer ses futurs (potentiels) partenaires. Nous sommes des humains et le contact est important. Cela dit, on ne peut pas non plus recevoir tout le monde, évidemment, mais il est vrai que si vos produits ou services peuvent être demandés chez nous, je prendrais alors le temps de rencontrer les entreprises. Oui, c’est un bon conseil, si nous avons des intérêts communs rencontrons-nous, cela facilitera également mon travail de sourcing.
Il y a déjà les partenaires historiques, puis celles qui gravitent autour. Normalement, ces entreprises ont déjà une bonne connaissance de leur « marché ». Cela étant, nous encourageons toutes les entreprises à répondre aux appels d’offres, pour elles, je leur conseillerai de regarder les avis d’attribution, puisque les données sont publiques.
Encore une fois, les pratiques seront différentes d’un Acheteur à un autre. Pour ma part, je suis vraiment dans une notion de travail d’équipe, comme je te le disais. Je recueille le(s) besoin(s) de « l’utilisateur » final et pour cela, je travaille avec lui, ou avec eux. Par exemple pour des projets en lien avec les lycées (129 au total, je le rappelle) c’est un peu plus délicat et complexe, il faut trouver un échantillon représentatif qui coïncide avec le besoin global, et y retranscrire des données pertinentes afin de faciliter la compréhension du besoin des futurs soumissionnaires. Dans tous les cas, l’objectif commun, c’est que chacune des parties puisse comprendre les attentes de l’autre.
La meilleure solution, c’est de poser des questions pendant l’appel d’offres. Par exemple, au sein de la Région, nous utilisons Territoires Numériques, qui permet aux candidats de poser des questions directement à l’Acheteur. Une fois reçu, cela permettra d’apporter une réponse en s’appuyant sur le « technicien » interne et d’apporter une réponse à tous les candidats.
Je vais prêcher pour ma paroisse, mais je trouve intéressant d’avoir systématiquement un mémoire technique dans une réponse aux appels d’offres. Moi : « Moi quand je réponds avec nos clients, je réponds stricto sensu aux demandes de l’acheteur, s’ils ne me demandent pas de mémoire je n’en mets pas ». Dans mon cas, cela me semble légitime qu’il y ait un mémoire technique, et j’aime bien découvrir avec qui nous allons travailler si le fournisseur est retenu.
Ce qui est vraiment important, c’est lorsque je vois que l’entreprise qui a répondu a bien compris nos besoins et qu’elle est allée plus loin dans l’analyse avec des recommandations. Il faut être force de proposition, notamment sur des sujets comme la RSE. J’attends du conseil sur le mémoire et non une brochure type.
Il y a deux sujets qui se détachent en priorité à l’heure actuelle : la révision des prix et la RSE.
Avec les conséquences de la guerre en Ukraine et la période post-covid, les entreprises ont la possibilité de solliciter l’acheteur pour des revalorisations tarifaires. Il y a une circulaire à ce sujet et nous sommes « ouverts » à la discussion. Seulement, il faut prouver et justifier les demandes, mais c’est possible. L’acheteur aura pour rôle de vérifier la réalité et la sincérité des justificatifs apportés par le titulaire pour éviter de payer des sommes sans lien avec les circonstances imprévisibles.
Second sujet, la RSE. Nous cherchons des solutions pour implémenter encore plus des mesures RSE au sein de nos appels d’offres (notion de réparation quand c’est possible, matériaux biosourcés, entreprises issues de l’ESS, consommer local…) d’ailleurs on parlait de conseil, les entreprises peuvent être très innovantes et nous accompagner sur le sujet, nous sommes à l’écoute.
Appelez les Acheteurs et discutez-en avec eux dans un premier temps. Pour parler procédure, rien de plus simple ; il suffit de démontrer que vos coûts d’achats ont fortement augmenté, cette revalorisation exceptionnelle n’a pas de lien avec la revalorisation de prix contractuelle capé annuellement, mais est bel et bien en lien avec l’imprévision. Vous pouvez faire la demande par mail ou par courrier avec accusé de réception en nous fournissant par exemple des données comptables analytiques certifiées par expert-comptable ou bien des factures d’achat de matières premières. Il est évident que le traitement de ces documents se fera de manière confidentielle et ne sera pas utilisé contre le titulaire. L’acceptation d’une demande de revalorisation pourra alors ensuite être validée par la direction achat.
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👷♂️ Depuis mon enfance je baigne dans l'entreprenariat ! 👨👩👧👦 Ma vie c'est la PME familiale dans un premier temps, qui m'a appris la valeur travail, puis je suis tombé dans le monde des appels d'offres 📂. Ingénieur Commercial pendant 5 ans, mon métier était de tout mettre en oeuvre pour gagner des parts de marché 💹.
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