Par exemple, dans un appel d’offres pour des prestations de services externalisés, ce qui nous coute cher sur ce marché ce sont les envois de produits entre nos sites et ceux du fournisseur. Le fournisseur ne doit pas juste me proposer le service, il doit être en mesure de me fournir les colis prépayés, budgétés pour faire la différence.
Nous continuons de franchir les « barrières » à la rencontre des acheteurs. Aujourd’hui, nous faisons le point avec Julien BEAUDET, Responsable des Achats pour plusieurs dizaines de sites industriels dans le secteur privé. Nous avons parlé d’appels d’offres, évidemment, d’objectifs des acheteurs, du processus d’achat au sein d’entreprises industrielles … Je vous laisse découvrir l’entretien et de le partager autour de vous.
Julien, parlons des appels d’offres et de la procédure d’appels d’offres tout de suite si ça te va ?
Avec plaisir ! L’appel d’offres n’est pas le graal à atteindre, il est juste la finalité logique et rassurante d’une décision qui sera prise et qui doit être évidente. En réalité, dans le domaine privé, l’appel d’offres se joue surtout avant et après. Il n’y a d’ailleurs pas systématiquement un appel d’offres, l’Acheteur est relativement libre contrairement à un appel d’offres public ou il y a toute une règlementation.
Avant l’appel d’offres, je rencontre, ainsi que « l’utilisateur » interne, les candidats potentiels. Ils doivent répondre à notre besoin à ce moment-là, avant l’appel d’offres, nous convaincre qu’ils ont la bonne solution pour notre besoin.
Le fournisseur doit être dans l’accompagnement, il doit aller au-delà de la réponse au cahier des charges. Ce que j’attends des fournisseurs, c’est même qu’ils puissent influencer le cahier des charges qui servira pour l’appel d’offres. Il doit être en mesure de comprendre notre problématique et d’y apporter des solutions.
Si en plus il te propose la traçabilité des colis c’est gagné si je comprends bien 😊.
C’est exactement ça ! Un fournisseur qui comprend nos « défauts » sera en mesure de faire la différence et de nous apporter une solution qui va satisfaire nos « utilisateurs ». Ça c’est mon objectif, que les produits ou services achetés soient utilisés en interne, c’est une mesure de satisfaction, j’appelle ça le taux de déploiement des contrats.
Pour l’avant c’est bien compris, et pour l’après appel d’offres, ça veut dire quoi ?
Une fois l’appel d’offres gagné, il faudra ensuite mettre en œuvre les engagements que tu as pris dans ta réponse écrite. Si tu ne tiens pas tes promesses, forcément, cela aura un impact sur le prochain appel d’offres. Il faut tenir ses promesses et apporter de la transparence. En 15 ans, je n’ai jamais activé de pénalités, parce que je prends le temps de sélectionner nos fournisseurs, avec les « utilisateurs » au sein de notre entreprise. Je ne prends pas la décision finale mais je peux influencer fortement, pour moi, celui qui « assume la décision va gérer les problèmes opérationnels derrière ». Ce que je veux dire, c’est que la prise de décision seule est trop importante au vu des enjeux qu’il y a derrière, je préfère donc accompagner en interne et aider à la prise de décision.
Comment peuvent faire nos clients pour te rencontrer avant les appels d’offres ?
Nous avons plusieurs leviers pour rencontrer nos fournisseurs, mais il est vrai que nous nous appuyons beaucoup sur notre réseau. Pour ma part, je vais chercher les fournisseurs via :
- Mes pairs. Je sollicite les autres acheteurs qui ont pu avoir les mêmes problématiques que nous et demande leur recommandations lorsqu’un besoin se présente.
- Nos fournisseurs. Par exemple, récemment, j’ai dû acheter des tenues spécifiques, j’ai demandé à l’un de mes fournisseurs qui lui vendait ses tenues.
- Nos clients. Ils sont souvent de bons conseils pour des problématiques similaires aux nôtres. S’aligner sur le fonctionnement de nos clients est d’ailleurs un moyen de renforcer notre relationnel.
- Les recommandations internes. Je tiens à garder le « lead » lors des échanges commerciaux, mais je suis preneur des recommandations « utilisateurs ».
- En découverte pure, je me rends aussi sur des salons afin de repérer des potentiels fournisseurs.
Les règles ne sont pas immuables, mais il est important de ne pas « by passer » l’acheteur, en tout cas dans notre organisation.
As-tu des recommandations à apporter quant à la relation avec les acheteurs ?
Sur le point de vue relationnel, il est important que les commerciaux soient plus pédagogues avec les Acheteurs. Nous ne sommes pas des experts dans tous les domaines sur lesquels nous effectuons des achats et il arrive parfois de ne pas me sentir bien considéré par un responsable des ventes. Cette relation ne permet pas d’acheter sereinement et de sélectionner le bon prestataire. C’est un sujet très important, puisque tous les acheteurs n’ont pas la formation « d’acheteur » et le syndrome de l’imposteur peut exister. Je m’explique : bien souvent, dans le privé, l’Acheteur arrive sur ce poste parce qu’il a eu des bons résultats sur un autre poste. Par exemple, un ancien Comptable passe Acheteur, ou alors un Responsable Maintenance parce qu’il connait bien les machines, etc. C’est souvent le cas pour les acheteurs dans le privé, et forcément, si nous n’avons pas un commercial « pédagogue » en face de nous, c’est compliqué de faire le bon choix sur les sujets que nous ne maîtrisons pas. Au niveau relationnel, il est donc important d’accompagner plutôt que d’imposer.
Un autre point important porte sur la négociation avec un Acheteur. Nous sommes sur des périodes inflationnistes et nous comprenons cela, mais je ne suis pas un marchand de tapis. Je préfère que l’on m’envoie les éléments en amont de toute négociation afin que je puisse préparer le rendez-vous. Je ne suis pas fermé à la négociation, surtout en ce moment, mais il faut encore une fois apporter des solutions. Il n’y a pas que le prix à négocier, la négociation peut aussi porter sur les délais de livraisons, la quantité minimum d’achats etc.
Julien, tu communiques beaucoup sur le métier d’Acheteur, quels sont tes motivations ?
Oui, tu as dû le voir sur les réseaux sociaux, je « milite » pour donner une meilleure vision des achats et des acheteurs. Les achats sont souvent mal perçus dans le monde professionnel, probablement à cause de certaines pratiques anciennes, où l’acheteur était là pour casser les prix uniquement, à l’image de ce qui a pu se pratiquer à une certaine époque dans le secteur de la grande distribution. Certains ont toujours cette vision archaïque des acheteurs, ce qui est totalement faux aujourd’hui.
Je communique également beaucoup sur le métier d’acheteur afin d’aider mes pairs, beaucoup sont « seuls » au sein de leur entreprise. Nous avons tous les mêmes problématiques et la communication peut aider certains « collègues ».
Justement, quel est le rôle de l’Acheteur dans une entreprise privé ?
L’Acheteur a des objectifs à atteindre, et tu peux lui poser la question directement, quels sont ses objectifs lors des rendez-vous. Ses objectifs peuvent être financiers, qualitatifs, temporels … il n’y a pas que le prix.
Il faut bien comprendre que l’Acheteur travaille souvent avec un « responsable technique » en interne qui va utiliser les produits ou services achetés. Comme évoqué, je vérifie que tout ce qui a été « acheté » est utilisé sur nos sites, c’est une mesure de satisfaction interne et elle doit être élevée.
Julien, j’ai été Ingénieur Commercial, et lorsque l’objectif de l’Acheteur est le prix, il ne le disait pas, et malheureusement, on servait de lièvre … tu connais cette situation ?
Pour ma part je suis tout à fait transparent, lorsque j’ai besoin de comparer les tarifs où lorsque j’ai besoin de revoir uniquement le prix, alors, je l’indique à mon interlocuteur. Dans ce cas-là, je recommande à ceux qui répondent aux appels d’offres de ne pas mettre toute leur énergie sur leur réponse, mais de ne pas fermer la porte non plus à l’Acheteur. Vous « aidez » l’Acheteur en répondant « rapidement » à son objectif de prix, en lui communiquant des tarifs. Il ne faut pas oublier que l’Acheteur n'aura pas toujours le même objectif, il ne cherchera pas toujours du prix.
Répondre à un appel d’offres privé repose donc sur une fine connaissance des besoins et problématiques de vos clients. Votre mémoire technique doit mettre en avant la ou les solutions proposées à vos interlocuteurs dans le cadre d’un appel d’offres privé. Chez Simply’AO, nous proposons des solutions pour vous accompagner dans la réponse aux appels d’offres privés et publics, contactez-nous pour en discuter !
Je remercie chaleureusement Julien pour ces échanges passionnants ! Vous êtes Acheteur ? Contactez-moi pour parler de vos problématiques et délivrez des messages importants aux entreprises qui répondent à vos appels d’offres !
A propos de l'auteur
👷♂️ Depuis mon enfance je baigne dans l'entreprenariat ! 👨👩👧👦 Ma vie c'est la PME familiale dans un premier temps, qui m'a appris la valeur travail, puis je suis tombé dans le monde des appels d'offres 📂. Ingénieur Commercial pendant 5 ans, mon métier était de tout mettre en oeuvre pour gagner des parts de marché 💹.
Aujourd'hui, j'accompagne des Chefs d'Entreprises pour les aider à gagner des appels d'offres 🤑. Ce que j'aime avant tout, découvrir des hommes et des femmes passionnés par leur métier, toujours pris par le temps et plus intéressants les uns que les autres 💡.📱Votre business m'intéresse, contactez moi pour en discuter
écrit le 14/12/2022
Michaël - Fondateur de Simply'ao
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