Appels d’offres : Simply’AO répond à vos questions

L'appel d'offres public est une procédure formalisée par le code des marchés publics permettant aux opérateurs économiques de répondre à des marchés diffusés par les Acheteurs représentants toutes les entités publiques françaises. Pour faire simple, lorsque des deniers publics sont dépensés tout acteur économique doit pouvoir y répondre…en fonction du montant de l’appel d’offres l’Acheteur à l’obligation de diffuser le marché sur la place public ou non.

Les marchés à procédure adaptée sont des marchés dont les montants sont inférieurs aux seuils communautaires, dans lesquels la procédure de passation de marché se déroule dans des conditions librement déterminées par le pouvoir adjudicateur en fonction de leur montant, de leur nature et des caractéristiques du besoin de satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles de répondre ou selon les circonstances de l'achat. Pour faire simple, c’est une procédure d’appel d’offres qui permet à l’Acheteur de simplifier l’appel d’offres. Il ne peut pas l’utiliser tout le temps puisqu’au-dessus des seuils européens il est obligé de respecter une procédure formalisée.

Lorsqu'il n'y a pas de conditions pour que les candidats intéressés soumettent une offre, l'offre est dite « ouverte ». Pour faire simple, « tout le monde » peut répondre à l’appel d’offres.

A partir du moment où seuls les candidats sélectionnés à l'avance sur la base de leur candidature sont autorisés à soumettre des offres, l'offre est dite fermée. Bon là, pas besoin de traduction 😊

Afin de créer la concurrence la plus large possible, l'acheteur fait de la publicité dans les conditions stipulées dans le contrat, en fonction de l'objet du contrat, de la valeur estimée requise et de l'organisation concernée. Pour faire simple, aujourd’hui si le marché est supérieur à 40 K€, l’Acheteur doit publier l’appel d’offres et tout le monde doit pouvoir consulter les appels d’offres gratuitement. (Le seuil de publication évolue en fonction des politiques et donne souvent lieu à débat)  

Pour faire simple, c’est LE document qui permet à l’Acheteur de juger votre candidature sur le point technique. Il être représentatif de votre société, de vos moyens humains, techniques, votre Responsabilité Sociétale, etc. Il doit également être personnalisé en fonction du CCTP pour un maximum de points ! N’hésitez pas à nous solliciter, chez Simply’AO on est à ce jour à plus de 400 mémoires techniques réalisés !

Le formulaire DC1, utilisé dans les marchés publics avec le formulaire DC2 (déclaration du candidat), contient les déclarations sur l'honneur, les informations sur l'attribution, et donc la réponse aux lots souhaités, pour les réponses seules ou en groupe d'entreprises (co-traitance). Il s'agit d'un formulaire qui sert de déclaration sous serment que le candidat n'est pas exclu de la participation à la procédure d'attribution de concession. Le cas échéant, et dans chaque cas avant l'attribution du marché, des attestations délivrées par les autorités administratives et organismes compétents attestant que le candidat a effectué des déclarations fiscales ou sociales le concernant et a payé les impôts, droits, cotisations ou cotisations sociales exigibles. Téléchargez la notice explicative | Téléchargez le DC1

Le formulaire DC2 permet notamment de vérifier les possibilités économiques, financières, techniques et professionnelles des candidats. Il peut être remplacé par un document du marché unique européen (DUME). Il s'agit d'un modèle de déclaration que les candidats peuvent utiliser pour présenter leur candidature (en complément du DC1) dans toute procédure relevant du code des marchés publics. Le formulaire doit être utilisé si l’acheteur le demande. Téléchargez la notice explicative | Téléchargez le DC2

En France, la valeur annuelle des marchés publics dépasse 200 milliards d'euros, et désormais toutes les entreprises peuvent plus facilement passer des marchés publics. Les appels d'offres publics sont une source importante d'activité pour augmenter le chiffre d'affaires et un bon moyen de développer la réputation.

En fonction de l'organisme qui publie l'appel d'offres, de la nature du marché (travaux, services, sociaux et spécifiques) et du montant du marché, le choix des supports de publication ainsi que ses règles changent. Le BOAMP (Bulletin des Annonces Officiel des Marchés Publics) résume pour vous les différents seuils de publication ainsi que les supports utilisés ici. Quoi qu'il en soit, vous pouvez effectuer une veille active gratuite tout simplement en paramétrant des alertes sur les sites de publication. Il existe différentes plateformes telles que le BOAMP, PLACE (plateforme des achats de l'Etat), Territoire numérique (pour la région Bourgogne Franche Comté), Maximilien (pour la région parisienne), FranceMarchés, AWS, etc. Certaines sont également des "profils acheteurs", permettant à l'acheteur de gérer ses appels d'offres et donc aux entreprises de répondre aux marchés publics. Au-delà des plateformes gratuites, il existe des prestataires spécialisés qui paramètrent une veille pour vous en contrepartie d'un abonnement. Ces agrégateurs ont développé leur plateforme qui permet de centraliser les appels d'offres en fonction de vos critères. Si les marchés publics sont la seule source de revenu de votre entreprise, il peut être intéressant de s'abonner à ce type de service. Sinon, les systèmes d'alertes gratuits devraient vous permettre de détecter des marchés et de vous positionner.

Il est important de mettre en place une procédure de réponse que vous réutiliserez à chaque appel d’offres. Cette procédure est importante pour ne rien oublier et voir sa candidature rejetée. En effet, passer 1 semaine à répondre et voir sa candidature rejetée est très frustrant ! Il faut ensuite bien analyser tous les documents de l’appel d’offres (CCAP, CCTP, RC, BPU, DPGF, etc.) pour bien comprendre les enjeux du marché. Une fois ces étapes accomplies, commencez à préparer votre dossier de candidature et d’offre. Il est très important d’inclure des personnes techniques de votre entreprise pour la faisabilité du projet. Vous allez prendre des engagements que les équipes de production devront appliquer par la suite. Une fois le tout fait, il faut le dématérialiser, pour faire simple tout passer sous PDF ou autres formats acceptés par les Acheteurs. Ensuite, si demandé par l’Acheteur, il faut signer électroniquement le tout et le mettre en ligne sur le profil Acheteur avant la date d’échéance. Pour faire simple, appelez-nous 😊

Le mémoire technique est un des éléments clefs de votre réponse dans le cadre d'un appel d'offres public ou privé. Il permettra à l'acheteur de noter votre candidature en termes de technicité et sera pondéré en fonction des critères d'attribution identifié dans le règlement de consultation. Le second facteur de notation est le prix. Ces deux éléments constituent le coeur de votre offre, à quoi viennent s'ajouter les éléments administratifs permettant de justifier le respect du cadre légal par votre entreprise.

Le mémoire technique doit donc répondre parfaitement aux questions de l'acheteur et doit être personnalisé pour chaque appel d'offres ! Certains de nos clients sont étonnés de ne pas gagner une affaire alors qu'ils ont fait un copier/coller de leur précédente offre qui elle avait permis de remporter le marché. Il est primordial de bien étudier le cahier des charges techniques afin d'apporter la meilleure réponse possible à celui-ci. Autre exemple, il est inutile de faire un mémoire technique de 120 pages si l'acheteur souhaite lui un mémoire technique plus concis reprenant des points techniques essentiels à l'évaluation de votre offre.

Vous l'avez compris, il est important de vous démarquer de vos concurrents avec un mémoire technique de qualité. Comment faire ? Soit vous pouvez le faire vous-même en respectant scrupuleusement les demandes de l'acheteur, soit vous pouvez nous solliciter pour que nous puissions vous conseiller dans la rédaction de celui-ci. Chez Simply'AO, nous avons rédigé plus de 400 mémoires techniques jusqu'à ce jour, faites nous confiance, c'est notre métier.

La déclaration doit accompagner la candidature, si le candidat n'est pas en mesure de réagir seul au marché, il doit l'ajouter au sous-traitant. Dans ce cas, la co-traitance peut également être proposée. La déclaration peut être présentée dans d'autres cas, lors de la soumission de l'offre. Il faut utiliser le DC4 pour déclarer un sous-traitant lors d’un marché public.

Paradoxalement aux idées reçues, il n'y a aucune obligation à signer (électroniquement ou manuellement) son offre lors de la remise de celle-ci à l'entité adjudicatrice. Effectivement, les textes de loi permettent les signatures une fois le marché accordé, toutefois, nous recommandons vivement à nos clients de signer leurs offres afin de valider leur engagement contractuel. L’Acheteur peut également demander à ce que votre offre soit signée, dans ce cas là vous n’avez pas le choix il faut le faire manuellement ou électroniquement, comme c’est imposé par l’Acheteur.

Depuis le 1er Octobre 2018, les marchés publics supérieurs à 25 000€ doivent être obligatoirement dématérialisés (sauf exception). Les potentiels candidats doivent obligatoirement télécharger les dossiers de candidature des entreprises sur les "profils acheteurs" et ce gratuitement. Ensuite, ils ont également l'obligation de déposer leur dossier de candidature sur cette même plateforme. Il existe différentes plateformes en fonction des régions ou de l'entité adjudicatrice Quelques exemples : PLACE, E-territoire bourgogne, profil acheteur de la Meuse, etc.

La signature électronique, quant à elle, devient une nécessité à partir du moment où vous dématérialisée votre offre. Une signature électronique engage le représentant légal de la société, elle est délivrée en main propre (ou via un mandataire) à une personne physique après vérification de son identité. Il est donc important de la garder précieusement et de ne pas en divulguer le code Pin. Elle vous permettra de signer vos marchés sans imprimer tous les documents, de façon simplifiée, c'est un vrai gain de temps si vous y êtes préparé !

Nos conseils pour être prêt le jour J

Nous vous recommandons vivement d'anticiper l'achat de votre signature électronique, les délais de livraison variant de 3 jours à 1 mois. Les tarifs et les durées d'engagement varient en fonction du degré d'urgence de votre commande. Si vous commandez une clef de signature en urgence (genre super urgence:)), vous n'aurez pas d'autres choix que de prendre un abonnement sur 3 ans à un tarif plus élevé.

Les signatures électroniques valides sur les marchés publics doivent respecter la norme eIDAS ou RGS2*. Les entreprises qui ont déjà acheté des signatures RGS peuvent néanmoins les utiliser jusqu'à leur expiration. Faites attention à bien acheter une signature utilisable sur les marchés publics. Renseignez-vous auprès des différents fournisseurs, les partenaires référencés se trouvant sur ce site.

Il est primordial de choisir votre prestataire assez rapidement, certains sont à l'étranger, d'autres sont difficilement joignables par téléphone et d'autres vous renvoient vers des prestataires tiers. Nous vous conseillons vivement d'anticiper l'achat, vous permettant de gérer la situation sereinement et de pouvoir commander votre clef sur Internet. En sélectionnant le bon prestataire, vous pourrez également récupérer votre signature électronique pas très loin de chez vous, dans l'urgence vous n'aurez pas d'autres solutions que d'aller sur Paris.

Une fois récupérée, il vous faudra installer votre signature sur votre ordinateur. Là encore vérifiez bien que votre PC ou Mac est compatible avec la signature électronique retenue. Certaines signatures ne sont pas compatibles avec Mac ou Linux par exemple. Certains profils acheteurs ne supportent pas Mac et Linux non plus, ou des versions anciennes de Windows.

Pour résumer ANTICIPEZ et vous ne rencontrerez aucun problème à la commande ou à l'utilisation de votre signature électronique. Si besoin, nous sommes là pour vous accompagner dans la réalisation de votre dossier de candidature et la signature électronique de celui-ci.