IA rédige mémoire technique

10 ans d’expertise dans la réponse aux appels d’offres, l’arrivée de l’IA bouleverse notre secteur.


Je réponds depuis 10 ans aux appels d’offres publics et privés. J’ai démarré dans le milieu de la sécurité privée, plus communément appelée « gardiennage » en tant qu’Ingénieur Commercial et déjà, je cherchais des moyens afin de perdre le moins de temps possible pour construire mes mémoires techniques ; à l’époque j’avais des super Assistantes Commerciales qui m’épaulaient dans la construction de nos réponses aux appels d’offres.
 

A cette époque, des logiciels existaient déjà, mais n’étaient pas encore totalement aboutis. De nos jours, ces logiciels fonctionnent plutôt bien, mais plutôt au sein des grands groupes : ils permettent d’aller solliciter une base de données afin que les commerciaux qui rédigent des mémoires techniques puissent construire des offres harmonisées au niveau du groupe pour lequel ils travaillent. Au lieu de le faire par eux-mêmes, en classant leur dossier par argument, tout est dans le logiciel et il suffit d’appeler les arguments que l’on souhaite voir dans le mémoire. La limite de ce type de logiciel réside dans la mise à jour de la base de données. D’un mémoire technique à un autre nous créons des éléments nouveaux, s’ils ne sont pas mis à jour dans la base de données, le mémoire technique n’évolue pas.
 

Et puis sur ces 2 dernières années, l’IA est arrivée et a bouleversé les pratiques dans la production des mémoires techniques, mais aussi dans leur analyse, notamment côté Acheteur.

  • Quelles sont les conséquences de l’arrivée de l’IA dans le monde des appels d’offres ?
  • Le passage à l’IA est-il inévitable ?
  • Comment utiliser l’IA pour répondre aux appels d’offres ?
  • Les Acheteurs vont-ils blâmer les entreprises qui utilisent l’IA dans leur mémoire technique ?
     

Nous allons répondre à ces questions au sein de cet article.

Quelles sont les conséquences de l’arrivée de l’IA dans le monde des appels d’offres ?

Des mémoires techniques peu scrupuleux
 

J’ai lu un post sur LinkedIn la semaine dernière d’un confrère qui indiquait avoir passé un mémoire technique dans un détecteur d’IA. A priori, le mémoire était rédigé à 90% par l’IA, ce qui a donné lieu a une très mauvaise note technique pour le candidat.
 

En effet, je peux comprendre la frustration de l’Acheteur qui tombe sur un mémoire technique qui présente uniquement du texte. D’après son expérience c’était vraiment ennuyeux de le lire.
 

Il avoue d’ailleurs avoir passer le texte sous IA car il a trouvé le mémoire ennuyeux et a donc eu des suspicions. J’imagine que l’entreprise en question a réalisé tout son mémoire technique via l’intelligence artificielle sans prendre le temps de le relire et sans amélioration notable pour créer un mémoire technique percutant, parfaitement adapté aux questions du cahier des charges.
 

A court terme, les entreprises proposeront des mémoires techniques de qualité
 

A court terme, l’intelligence artificielle va permettre aux entreprises qui maîtrisent la technologie de proposer des réponses de qualité, qui vont permettre de faire la différence dans le cadre des appels d’offres, sur la partie technique.

Toujours à court terme, elle va aussi apporter tout un lot de réponse inadaptée, ennuyant à mourir dans la lecture et qui risque de « griller » certaines entreprises dans leur positionnement. C’est le cas dans notre exemple ci-dessus.

Les marabouts de l’IA commencent déjà à se positionner sur ce créneau de niche mais porteur : en effet, je vois apparaitre des formations où les formateurs dissertent pendant des heures sur la genèse de l’IA, sans même savoir utiliser l’outil 😊. Il y aura donc le choix pour se former en intelligence artificielle dans la réponse aux appels d’offres.
 

A plus long terme, des mémoires techniques répondants parfaitement aux appels d’offres

 

A plus long terme, je pense que les outils vont encore évoluer et vont permettre à tout un chacun de créer des réponses lisibles, agrémentées de graphiques et d’images, répondants parfaitement aux appels d’offres.

Par exemple, on peut voir les tentatives d’un outil comme Canva qui propose déjà une aide IA. Bon ce n’est pas terrible.

Il y a aussi Microsoft, gros investisseur de Chat GPT, qui a mis à jour son IA, désormais appelé Co Pilot. Quand on voit la suite de logiciels de rédaction et graphisme que propose Microsoft, on peut vite imaginer le résultat lorsqu’elle va réussir à lier tout cela via l’IA.

Je ne parle même pas de Chat GPT qui semble avoir un siècle d’avance sur ses concurrents …

Mais là encore il faudra maitriser la technologie et apporter de « l’humain » au risque d’avoir toutes les mêmes réponses et peut être des données erronées.

Le passage à l’IA est-il inévitable ?


Une chose est certaine, l’arrivée de l’IA donnera lieu à des mémoires rédigés par l’IA dans la majorité des cas sur les années à venir, mais cela ne veut pas dire que les mémoires techniques seront tous à jeter.

L’IA offre de nouvelles perspectives aux entreprises :

  • Améliorer la qualité des réponses aux appels d’offres
  • Augmenter le volume de réponse aux appels d’offres
  • Personnaliser d’une manière incroyable les mémoires techniques
  • Choisir de se positionner sur des AO où le prix est plus important (80 à 90% des critères de notation), sans passer trop de temps

Se remettre en question grâce à l’IA, changer ses procédures et sa façon de travailler !

Le passage à l’IA est pour moi inévitable, mais cela ne signifie pas que les réponses seront toutes les mêmes, bien au contraire, les possibilités sont infinies.

Comment utiliser l’IA pour répondre aux appels d’offres ?

Pour la construction d’un mémoire technique avec l’IA il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton !
 

On l’a vu plus haut, le passage à l’IA peut donner lieu à des réponses inadaptées. Je comprends le rédacteur qui pense gagner du temps dans la rédaction de son mémoire technique avec l’IA. Deux trois clics et hop l’IA travaille pour vous, mais il ne fait que se tirer une balle dans le pied.
 

Il ne faut pas tout mettre dans la machine et puis le mixer en quelques clics pour répondre à un appel d’offres avec l’IA.
 

Prenons l’exemple des robots de cuisine, imaginez-vous une seconde préparer un plat où vous mettez tout dedans et vous appuyez sur le bouton et hop la magie opère. Ça n’existe pas, à moins que vous prépariez une soupe ou une purée 😊.

Même lorsque vous utilisez le robot de cuisine il y a des étapes à respecter. Exemple :

  • Laver vos légumes,
  • Les insérer dans le robot pour les couper en petits morceaux,
  • Les enlever, mettre de l’eau dans le robot, portée à ébullition,
  • Mettre le support au-dessus pour cuisson vapeur,
  • Saler,
  • Nettoyer votre poisson, l’insérer au-dessus à 15 minutes de la fin …
  • Eh oui, c’est un mythe, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton
     

Eh bien pour la construction d’un mémoire technique avec l’IA, c’est pareil, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton !
 

L’IA raconte n’importe quoi !
 

Faites ce test !

Prenez un appel d’offres un peu technique et proposez-le à une IA, par exemple la plateforme plus connue et un appel d’offres dans le bâtiment.

Essayer maintenant de répondre à votre appel d’offres, juste les premiers chapitres. C’est très simple, vous prenez vos questions et vous lui soumettez en lui précisant que le CCTP est celui que vous venez de lui fournir.

Appuyer sur le bouton … tadaaa … C’est pas mal hein.

Si vous êtes un expert de votre métier, vous verrez que votre réponse est pleine de banalités. L’IA noie le poisson dans l’eau, se répète énormément, et surtout ne répond pas au cahier des charges.

J’ai des exemples où il mixe le cahier des charges et ses connaissances qu’il acquière sur internet. Pire encore, il oublie une partie des travaux à réaliser.

Si vous lui faites la remarque, il va simplement s’excuser et ajouter l’information manquante. Parfois, il vous dira qu’il l’ajoute mais ne le fera pas 😊.

Lorsque vous utilisez l’IA, il faut tout contrôler et surtout remettre en forme ses propos. L’intelligence artificielle peut vous aider mais c’est à vous de le contrôler et pas le contraire !

Ce qu’il faut faire et ne surtout pas faire dans la création d’un mémoire technique avec l’Intelligence artificielle

 

L’intelligence artificielle peut vous aider à :

  • Corriger les fautes d’orthographe de votre mémoire,
  • Synthétiser vos idées,
  • Enrichir votre style d’écriture
  • Améliorer le niveau de détail de vos réponses,
  • Vous assurer d’avoir répondu à toutes les attentes du cahier des charges,
  • Vous faire gagner du temps sur la « réflexion » et la manière de répondre

 

L’intelligence artificielle ne doit surtout pas vous servir à :

  • Rédiger une réponse en quelques clics,
  • Faire un mémoire technique complet,
  • Proposer des solutions techniques parce que vous ne connaissez pas le métier,
  • Répondre à tous les appels d’offres que vous voyez (dans la logique du volume = plus je réponds plus j’ai de chances de gagner),
  • Faire l’impasse sur la relecture de votre document.

 

Les Acheteurs vont-ils blâmer les entreprises qui utilisent l’IA dans leur mémoire technique ?

L’arrivée de l’intelligence artificielle dans les appels d’offres bouleverse aussi les Acheteurs et les personnes qui analysent les réponses. On voit apparaitre des messages qui blâment l’utilisation de l’IA, à juste titre, lorsque c’est mal utilisé.

Je pense qu’il y a aussi plus de réponses, d’une part du fait de la situation économique actuelle en France, où beaucoup d’entreprises se tournent vers les appels d’offres publics, alors qu’elles ne répondaient pas jusque-là, puis, d’autre part du fait que c’est plus « facile » de répondre avec l’arrivée de l’IA.
 

Je pense sincèrement que l’utilisation de l’IA est inévitable dans la réponse aux appels d’offres, que ce soit côté entreprise que côté achat.
 

Les outils d’IA permettent aussi d’analyser les réponses apportées par les candidats.  Je pense qu’il y a déjà des acheteurs qui utilisent l’IA pour analyser les mémoires techniques (Acheteur si c’est votre cas et que vous lisez ces lignes, n’hésitez pas à me contacter, j’aimerai échanger avec vous 😊). Les outils vont évoluer, cela ne remplacera pas la lecture humaine et la prise de décision finale mais sera d’une grande utilité pour les services achats.

On l’a vu dans cet article, utilisé à bon escient et intelligemment, l’IA peut vous aider à construire une réponse parfaitement adaptée, agréable à lire et peut vous permettre de gagner des appels d’offres. Il ne faut pas utiliser l’IA seule dans la construction de votre réponse et passer du temps sur celle-ci pour faire la différence.

Je pense donc que les services achats peuvent blâmer les utilisateurs d’IA de masse et vont certainement le faire, en revanche, un mémoire technique sur mesure, répondant parfaitement au cahier des charges et surtout un beau mémoire ne devrait pas être blâmé dans son analyse !

A propos de l'auteur

👷‍♂️ Depuis mon enfance je baigne dans l'entrepreunariat ! 👨‍👩‍👧‍👦 Ma vie c'est la PME familiale dans un premier temps, qui m'a appris la valeur travail, puis je suis tombé dans le monde des appels d'offres 📂. Ingénieur Commercial pendant 5 ans, mon métier était de tout mettre en œuvre pour gagner des parts de marché 💹.
Aujourd'hui, j'accompagne des Chefs d'Entreprises pour les aider à gagner des appels d'offres 🤑. Ce que j'aime avant tout, découvrir des hommes et des femmes passionnés par leur métier, toujours pris par le temps et plus intéressants les uns que les autres 💡.📱Votre business m'intéresse, contactez moi pour en discuter. 

écrit le 15/10/2024
Michaël - Fondateur de Simply'ao