Dans le cas d’une procédure restreinte d’appel d’offres, l’acheteur organise dans un premier temps la phase candidature. Seuls les candidats retenus à l’issue de cette phase seront autorisés à présenter une offre. Ainsi, inutile de chercher les tableaux de prix ou le CCTP dans le Dossier de Consultation des Entreprises !
Un appel d’offre peut sembler intimidant au premier abord avec son jargon spécifique et ses nombreuses exigences. Pourtant, une fois décomposé, le processus est plus accessible qu’il n’y paraît. En général, le dossier d’appel d’offres se compose de deux parties principales : la candidature et l’offre. Chaque section a son importance et requiert une attention particulière pour maximiser vos chances de succès.
Dans cet article, nous allons explorer en détail ces deux éléments clés, en vous fournissant les connaissances et les outils pour non seulement comprendre mais aussi exceller dans chaque phase de votre aventure dans les appels d’offres. Préparez-vous à démystifier ce processus et à poser un pied confiant dans l'arène des marchés publics.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Définition et but d’un appel d’offres
Lorsqu’un acheteur souhaite acquérir des biens, services ou réaliser des travaux d’un montant important, il doit passer par une procédure formalisée : l’appel d’offres. Le but du processus ? Assurer une compétition équitable et transparente entre les candidats, et dénicher la perle rare qui répondra au mieux aux exigences spécifiées.
Lors de la soumission à l’appel d’offres, on distingue deux parties ; l’offre et la candidature. Chacune dispose d’un rôle précis, que nous aborderons dans la partie suivante de cet article. Au moment du dépôt sur la plateforme acheteur, le soumissionnaire dispose généralement de 2 endroits distincts pour les télécharger.
Les acteurs clés dans le processus d’appel d’offres
Plusieurs parties prenantes interviennent dans le processus de l’appel d’offres. On distinguera notamment :
- L’acheteur : Etat, collectivité territoriale ou établissement public qui lance la procédure d’appel d’offre pour acquérir des biens, services ou travaux dont le montant dépasse un certain seuil.
- Le soumissionnaire : opérateur économique candidat à l’appel d’offre
- Le conseiller spécialisé en appels d’offres : expert spécialisé dans le processus de préparation et de réponse aux appels d’offres proposant un accompagnement stratégique et technique aux entreprises qui souhaitent soumettre des offres de qualité pour obtenir des contrats
La partie candidature dans un appel d’offres
Le rôle de la candidature dans un appel d’offres
Le dossier de candidature permet à l’acheteur de s’assurer que les candidats aient bien la capacité nécessaire pour exécuter son marché dans les règles de l’art. Lorsqu’il analysera la candidature des soumissionnaires, il vérifiera les capacités juridiques, techniques et professionnelles, économiques et financières.
Les documents de la candidature
Le dossier de candidature est composé de plusieurs documents, dont certains obligatoires. Il s’agit de :
- Les formulaires DC1 et DC2
- Ou bien le DUME
- Le formulaire DC4 en cas de soumission en groupement
En fonction des appels d’offres, la partie candidature pourra comprendre en plus de ces documents :
- Une liste des références similaires au marché (comprenant le montant des prestations, le secteur d’activité, le contact
- La description des moyens humains (leur évolution sur les 3 dernières années, une copie des diplômes des encadrants, un organigramme de la structure…)
- Une attestation d’assurance en cours de validité
- Une autorisation à exercer votre activité (comme un K-bis ou bien des autorisations spécifiques au secteur d’activité comme le CNAPS pour un marché public en sécurité)
- La liste de vos moyens matériels (une liste exhaustive, la liste des moyens mobilisés pour le marché uniquement, d’autres documents tels que les cartes grises des véhicules pour un marché de transport par exemple…)
- Une déclaration sur l’honneur d’être en droit de soumissionner
- …
Erreurs courantes à éviter dans la candidature
Tout d’abord, même si cela semble évident, rappelons que la production de faux documents ou faux renseignements rend une candidature irrecevable. Il est donc préférable d’éviter de tricher …
Ensuite, prêtez attention aux conditions minimales de participation à l’appel d’offres. Il se peut qu’il n’y en ait pas mais si l’acheteur demande un chiffre d’affaires minimum ou un effectif minimum par exemple, il vérifiera que votre candidature corresponde bien à ses exigences.
Soyez vigilant, les soumissionnaires doivent produire tous les documents énumérés par l’acheteur dans le Règlement de Consultation. De même, les fichiers du dossier de candidature et d’offre ne sont pas interchangeables ! Si l’un de vos documents se retrouve dans le mauvais dossier, vous pouvez être éliminé !
La partie offre dans un appel d’offres
Le rôle de l’offre dans un appel d’offres
Le dossier d’offre est composé des documents répondant aux exigences et besoins de l’acheteur pour son marché. Les candidats proposent une solution concrète et sur mesure au besoin de l’acheteur.
Les documents de l’offre dans un appel d’offres
En règle générale, les candidats aux appels d’offres doivent produire :
Un mémoire technique dans lequel ils mettent en valeur leur professionnalisme et détaillent leur solution apportée aux besoins de l’acheteur- L’acte d’engagement complété
- Un RIB
- Les tableaux de prix dument complétés (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire, Bordereau des Prix Unitaires, Détail Quantitatif Estimatif)
- Une attestation de visite le cas échéant
Les pièges à éviter lors de la rédaction de votre offre
Tout comme pour la candidature, s’il vous manque un document de l’offre, vous pouvez être éliminé ! N’oubliez aucun document requis par l’acheteur dans votre offre et classez-le dans le bon dossier au moment du dépôt.
Ensuite, afin de garantir l’équité entre les candidats, ces derniers doivent tous être évalués selon les mêmes critères. De ce fait, il n’est pas permis de modifier les tableaux de prix en joutant/supprimant des lignes ou des colonnes. Si vous avez des précisions à apporter concernant le prix, indiquez-le dans le mémoire technique.
En bref : L'Importance de la Distinction entre Offre et Candidature
Nous avons parcouru en détail le processus de l'appel d'offres, mettant en lumière l'importance de bien distinguer la candidature de l'offre. Chacune joue un rôle distinct et crucial dans le processus de sélection, et leur bonne compréhension est essentielle pour toute entreprise souhaitant naviguer avec succès dans cet univers compétitif.
La candidature doit établir la conformité et la capacité de votre entreprise à répondre aux besoins de l'acheteur. Elle est fondamentale pour passer le premier filtre de sélection. D'un autre côté, l'offre est votre proposition technique et financière, élaborée pour répondre précisément aux exigences du projet. Elle doit convaincre l'acheteur que votre solution est la plus adaptée.
Il est important de soigner chaque document soumis, respectant scrupuleusement les exigences spécifiées dans le dossier de consultation. Une simple erreur de classement ou un manquement peut conduire à l'élimination de votre proposition, indépendamment de sa qualité.
La structure du dossier d’appel d’offres n’a plus de secrets pour vous. Avec les bons documents, une préparation minutieuse et de la rigueur, vous êtes prêts à transformer chaque appel d’offres en une opportunité de briller.
A propos de l'auteur
Depuis que j'ai rejoint Simply'AO en tant qu'adjointe de direction, mon quotidien est rythmé par une mission que je prends très à cœur : accompagner les chefs d'entreprise dans leurs réponses aux appels d'offres. Mon objectif ? Les aider à y voir plus clair, pour qu'ils puissent non seulement augmenter leur chiffre d'affaires mais aussi comprendre ce processus complexe qui peut souvent sembler insurmontable.
Ma formation en stratégie commerciale et communication m'a bien préparée pour ce rôle, mais je dois avouer que chaque jour est une nouvelle découverte. J'aime penser que ma passion pour la relation client et mon intérêt pour la création me permettent de rendre mes conseils pratiques et mes articles de blog accessibles. Chaque article est pour moi l'occasion d'explorer un nouveau sujet, de défaire une complexité de plus, et j'espère, de rendre les marchés publics un peu plus faciles pour quelqu'un d'autre. 😊
écrit le 10/04/2024
Sophie
Sophie