Retrouvez les informations relatives à ces documents dans notre articlé dédié : Appels d’offres publics ? Décodage des termes et acronymes pour vous aider à vous repérer
Proposer une variante : stratégie pour gagner son appel d’offre
Face à la concurrence présente sur les marchés publics, la différenciation est un challenge de taille pour les soumissionnaires. Ils doivent en effet proposer un prix attractif et démontrer leur capacité juridique, économique, technique et professionnelle. Un levier intéressant pour se démarquer de ses concurrents est l’intégration d’une variante dans son dossier de réponse à l’ appel d’ offre. Cela se fait néanmoins sous certaines conditions et bien entendu, dans les règles de l’art.
Dans cet article, nous répondons à toutes les questions que vous vous posez concernant les variantes en appel d’offre.
Qu’est ce qu’une variante en appel d’ offre ?
Variante et offre de base, définitions
Lorsqu’il met en place son appel d’ offre, l’acheteur dresse, dans les documents de consultation, la liste des biens, travaux ou services qu’il souhaite acquérir, et détaille leurs caractéristiques dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP). Le soumissionnaire qui remportera l’ appel d’ offres sera celui qui aura présenté l’offre la plus avantageuse, tout en respectant tous les besoins de l’acheteur.
Si la proposition du candidat a répondu strictement à tous les critères du cahier des charges, il a répondu à la solution de base. Parfois, et dans certaines conditions, un soumissionnaire peut proposer une solution alternative à l’acheteur ; que l’on appelle variante. Pour avoir des chances de succès, cette variante doit être au moins aussi avantageuse que la solution initialement demandée.
Les variantes d’un appel d’offre peuvent être de différentes natures
Un soumissionnaire peut proposer une variante portant sur plusieurs aspects de la solution. Il peut s’agir d’une variante :
- Technique : en tant que professionnel aguerri, vous proposez une solution avec d’autres caractéristiques que celles décrites dans le cahier des charges. Votre variante ne doit toutefois pas modifier l’objet initial du marché. Par exemple, vous pouvez proposer à l’acheteur de réaliser ses travaux avec des matériaux différents de ceux indiqués dans le CCTP, car ils sont plus performants.
- Financière : vous soumettez à l’acheteur une modification des modalités, délais de paiement, du règlement de l’avance, du mode de variation du prix…
- Environnementale ou sociale : votre expérience à la tête d’une entreprise vous permet de trouver des solutions plus avantageuses pour vos salariés ou l’environnement. Par exemple, en répondant à un marché de réfaction de la voie publique, vous imaginez une autre organisation du temps de travail, qui conviendrait mieux à vos effectifs, tout en respectant le planning.
- Administrative : votre variante entraîne des répercussions sur les éléments présents dans le CCTP, l’Acte d’engagement, ou le Cahier des Clauses Administratives Particulières.
Cependant, il faut savoir que la présentation d’une variante n’est pas toujours autorisée.
Quand proposer une variante en appel d' offre ?
Dans un appel d’ offre, la variante peut être imposée, libre ou interdite
Plusieurs cas de figures sont possibles selon les appels d’ offres. Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) peut indiquer ces différentes mentions :
Variante libre :
Lorsque la variante est libre, le soumissionnaire peut faire le choix de proposer une ou plusieurs offres différenciantes. La portée de ces dernières est également libre.
Par exemple, pour un marché de gardiennage et sécurité, la variante du candidat pourra porter sur un matériel différent pour la communication entre les agents. L’étendue de sa variante pourra également être beaucoup plus importante en proposant une organisation totalement différente avec des caméras de surveillance associées à des agents mobiles à la place des agents statiques demandés par l’acheteur.
Variante exigée :
Dans le cas de la variante exigée, le soumissionnaire est contraint à élaborer une offre alternative pour son appel d’ offre, sous peine d’élimination. L’utilisation de la variante peut également être encadrée par l’acheteur qui peut en définir le périmètre.
Par exemple, dans le cadre d’un marché public d’achat de machines industrielles, les candidats peuvent être invités à présenter une offre de base pour une machine neuve, ainsi qu’une offre alternative pour une machine d’occasion reconditionnée.
Pour savoir si vous pouvez proposer une variante ou non, le plus simple est de vous référer aux documents de consultation. Sinon, vous pouvez aussi apprendre le code de la commande publique par cœur …
Le code de la commande publique encadre la notion de variantes pour les appels d’offres
L’Article R2151-8 du Code de la Commande Publique définit qu’il n’est pas toujours possible de proposer une variante.
Le cas des marchés publics en procédure formalisée
Lorsque l’appel d’offres est passé en procédure formalisée, c’est-à-dire lorsque le marché porte sur :
- la fourniture de biens ou services sont d’une valeur au moins égale à 215 000€ HT
- ou l’exécution de travaux pour un montant supérieur ou égal à 5 382 000 € HT
Et lorsque l’acheteur est un pouvoir adjudicateur ; c’est-à-dire l’Etat, les collectivités locales ou ses établissements publics, alors les variantes sont interdites sauf mention contraire dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE).
Au contraire, lorsque l’acheteur est une entité adjudicatrice, c’est-à-dire un pouvoir adjudicateur ou entreprise publique qui possède une activité d’opérateur de réseau (postes, distribution d’électricité, gaz…), les variantes sont autorisées, sauf mention contraire dans le DCE.
Les marchés publics de sécurité et défense disposent d’un statut spécifique et n’admettent généralement pas de variante, à moins que l’acheteur ne l’ait autorisé dans le DCE.
Les Marchés publics avec procédure adaptée
Lorsque l’appel d’offres est passé en procédure adaptée, les variantes sont toujours acceptées, sauf si le DCE indique expressément le contraire. Les marchés passés pour un montant situé entre 40 000€ HT et les seuils indiqués plus haut font généralement l’objet de procédures adaptées.
Comment présenter un dossier d’appel d’ offre avec une variante ?
Les procédures des appels d’ offres sont très strictes et les candidats doivent déposer un dossier de soumission scrupuleusement complet pour ne pas se voir éliminer du marché public. Les variantes n’échappent pas à la rigueur exigée dans ce processus.
Déposer un dossier complet
La première condition sine qua non à l’analyse de votre offre par l’acheteur est la complétude de votre dossier déposé. En effet, si vous modifiez un bordereau de prix, que l’Acte d’Engagement (AE) est mal complété, ou encore qu’un document obligatoire est manquant, vous serez écarté de l’appel d’ offre.
Distinction entre l’offre et la candidature
Il est important de différencier deux éléments de votre réponse à l’appel d’offres :
1. La candidature regroupe les informations concernant le candidat telles que :
- Les formulaires DC1, DC2, DC4
- Le K-bis de l’entreprise
- L’attestation d’assurance…
- Les moyens techniques annuels dont il dispose
- …
2. L’offre concerne quant à elle la solution apportée à l’acheteur. Elle comprend notamment :
- L’Acte d’Engagement
- Les tableaux de prix : BPU, DPGF, DQE
- Le mémoire technique
- Un RIB
- …
Application dans le cas d’un appel d’ offre avec variante
Lorsque vous déposez votre appel d’ offre contenant une variante, vous pouvez présenter une seule candidature pour vos offres du même dossier de consultation, car les données de votre entreprise et de vos capacités techniques, économiques, professionnelles… resteront les mêmes.
En revanche, vous devrez déposer un dossier complet d’offre par… offre 😊. Ainsi, pour chaque offre, vous produirez :
- Un Acte d’Engagement
- Un BPU
- Un mémoire technique
- Tous les autres documents du dossier de consultation à remettre à l’acheteur
A savoir :
Votre variante sera évaluée selon les mêmes critères définis dans le cahier des charges. Tenez en compte !
Soigner le dossier de soumission pour plus de clarté
Par ailleurs, nous vous conseillons de nommer vos fichiers clairement pour permettre à l’acheteur de bien s’y retrouver. Indiquez par exemple « variante » dans le nom des fichiers concernant votre variante, et « offre base » pour les fichiers correspondant aux exigences indiquées dans le DCE.
E
nsuite, si vous proposez une variante sans inclure de réponse à la solution de base, vous devez absolument mettre en valeur les avantages conférés par votre proposition. N’hésitez pas à illustrer vos propos à l’aide de photos, schémas et graphiques, et prouvez vos dires. Par exemple, si votre variante doit permettre à l’acheteur de réaliser des économies à long termes, calculez explicitement les sommes que votre solution permettra d’économiser. Si votre variante est un bien possédant d’autres fonctionnalités que celles demandées dans le dossier de consultation, insistez sur les avantages que votre offre prodiguera à l’acheteur.
Etude de cas
En tant que consultant en marchés publics, Simply’AO accompagne de nombreux partenaires dans leurs réponses aux appels d’ offres. Nous élaborons régulièrement des variantes dans nos candidatures car nous connaissons le potentiel de cette stratégie.
En 2021, nous avons aidé l’un de nos clients historiques à gagner son appel d’ offre grâce à une variante. Ce client est une grande entreprise spécialisée dans la conception et l’application de solutions technologiques, notamment pour les infrastructures publiques. Ainsi, nous avons répondu à l’ appel d’ offre d’une municipalité concernant la modernisation de son système de gestion des transports en commun. Nous avons remarqué que le cahier des charges traitait uniquement des exigences en matière d’efficacité opérationnelle, mais ne mentionnait pas de spécifications technologiques.
Plutôt que de se cantonner à répondre aux exigences minimales, nous avons fait le choix de proposer une variante technique incluant un système de suivi en temps réel pour faciliter le travail des opérateurs et améliorer l’expérience globale des usagers. Dans notre dossier de soumission, nous avons mis l’accent sur la valeur ajoutée de la solution de notre client, afin de nous démarquer de nos concurrents.
Finalement, c’est bien notre offre alternative qui a retenu l’attention des pouvoirs adjudicateurs. La proposition a été saluée pour son caractère novateur et son potentiel à améliorer le service de transports en commun de la ville.
Plus que des offres standards, démarquez-vous grâce aux variantes dans les appels d’ offres
Proposer une variante à l’acheteur peut être un excellent choix stratégique, à condition qu’elle soit pertinente, qu’elle réponde à tous les besoins de l’acheteur et qu’elle apporte une plus-value par rapport à sa demande initiale. La variante peut être de différentes natures et porter sur les caractéristiques techniques, financières, sociales ou encore administratives. Elle peut également posséder une portée plus ou moins étendue. Avant de répondre à un appel d’ offre, il est primordial de bien lire le règlement de consultation pour vérifier que l’acheteur autorise la proposition de variantes ! Il arrive régulièrement que celles-ci ne soient pas acceptées et il serait dommage de perdre du temps à élaborer une offre qui ne sera pas prise en considération. Enfin, un appel d’ offre avec variante peut être une stratégie gagnante et peut vous permettre de remporter l’ appel d’ offres, à condition de remettre tous les documents exigés et d’arriver à se démarquer des autres soumissionnaires.
Article rédigé par Sophie, Simply'AO
écrit le 28/11/2023
Sophie
Sophie