Lorsqu’un acheteur met en place une procédure d’appel d’offres, il peut choisir d’imposer aux candidats de réaliser une visite de site sur le terrain. Cette étape, bien que parfois perçue comme une simple formalité, est une belle occasion pour les soumissionnaires de se distinguer de leurs concurrents.
Quelles sont les meilleures pratiques pour maximiser l'impact de votre visite de site pour votre appel d'offres ? Préparez-vous à apprendre comment utiliser chaque moment de la visite pour affiner votre proposition et vous positionner comme le candidat idéal pour le projet.
La visite est une étape importante du processus de l’appel d’offres. Il est indispensable de bien la préparer en amont pour disposer de tous les tenants et les aboutissants du dossier pour le marché public. Pour ce faire, ne faites pas l’impasse sur les étapes suivantes :
Vous êtes un professionnel aguerri et comme tous les professionnels, le temps est votre bien le plus précieux. Le temps mobilisé pour participer à la visite ne doit pas être gaspillé. Commencez par bien lire le DCE. Cela vous permettra dans un premier temps de vous assurer que vous voulez répondre à l’appel d’offres, que vous disposez des prérequis pour ce marché public… Ensuite, notez les interrogations qui ressortent de la lecture du dossier. Notez bien vos questions concernant l’agencement et l’organisation du site, de façon à les avoir avec vous au moment de la visite.
En fonction de l’acheteur, il peut être nécessaire de prendre rendez-vous avant d’effectuer la visite du site. Une fois encore, référez-vous aux documents de consultation pour obtenir les informations concernant le lieu et la date de rendez-vous, le caractère obligatoire ou non de la visite, la personne à contacter pour fixer la date du RDV, et le délai minimum entre la prise de contact et la visite.
Rien ne dit que la personne qui vous fera effectuer la visite sera également celle qui dépouillera les offres et les candidatures de l’appel d’offre. Cependant, pour augmenter vos chances de gagner le marché public, il est préférable de vous montrer sous votre meilleur jour pour démontrer de votre sérieux. Suivez nos conseils avisés :
Grâce à la visite de site, rendez-vous compte de la réalité terrain et ajustez votre proposition technique. Lorsqu’il lira votre mémoire technique, l’acheteur appréciera retrouver des informations concrètes et personnalisées à son marché public. Il comprendra que vous avez passé du temps à adapter votre proposition et donc que vous êtes un professionnel consciencieux. En vous démarquant de vos concurrents grâce à ce type d’informations, vous pourriez peut-être même remporter l’appel d’offres ...
Si la visite doit vous permettre d’ajuster votre offre, elle peut également vous faire prendre conscience que l’appel d’offres n’est pas pour vous car il demande trop de moyens à mettre en œuvre, que les délais de réalisation sont trop courts ou que les exigences spécifiques du projet ne correspondent pas à votre domaine d'expertise, par exemple.
N’hésitez pas à prendre des photos pendant la visite de site. Ne vous inquiétez pas, vous ne passerez pas pour un touriste mais plutôt pour un professionnel sérieux. Sauf si vous portez des sandales avec des chaussettes. Dans ce cas, ne faites pas de photos. Il est essentiel de prendre des photos lors de la visite pour plusieurs raisons :
Vous l’aurez compris, il est essentiel de faire référence à votre visite de site dans votre offre pour que l’acheteur comprenne bien que vous avez intégré ses besoins et ses exigences et que vous avez adapté votre proposition en conséquence. N’hésitez pas à faire allusions plusieurs fois à la visite de site dans votre mémoire technique. N’oubliez pas que l’acheteur devra lire plusieurs mémoires de dizaines de pages chacun, il se peut donc qu’il passe à côté de quelques éléments.
Tous les éléments qui vous différencieront de vos concurrents sont bons à prendre.
Lorsque vous déposerez votre dossier de réponse à l’appel d’offres, n’oubliez pas de joindre votre attestation de visite, notamment lorsque celle-ci est obligatoire. En effet, ce simple oubli pourrait vous faire perdre le marché public.
Vous venez de dénicher un appel d’offres juteux mais la date de visite obligatoire est déjà dépassée ? N’abandonnez pas tout de suite ! Tentez tout de même de contacter l’acheteur pour lui demander s’il peut vous accorder une nouvelle date de visite, il se montrera peut-être compréhensif. La chance sourit aux audacieux … 😉
La visite d'un site dans le cadre d'un appel d'offres est bien plus qu'une formalité : c'est une démarche stratégique cruciale qui peut significativement influencer l'issue de votre proposition. En vous y préparant, vous maximisez non seulement vos chances de comprendre parfaitement le projet, mais également d'aligner votre offre aux attentes spécifiques de l'acheteur.
Chaque détail compte. De la ponctualité à la prise de notes minutieuse, en passant par la courtoisie et le professionnalisme lors de vos interactions, chaque élément de votre conduite doit viser à renforcer votre image de candidat sérieux et compétent. En intégrant les informations recueillies lors de la visite dans votre proposition technique, vous démontrez non seulement votre engagement, mais aussi votre capacité à personnaliser et à préciser votre offre en fonction des réalités du terrain.
Munissez-vous de votre attestation de visite, peaufinez votre mémoire technique avec les insights et les images collectés, et n'hésitez pas à faire preuve d'audace et de créativité. Rappelez-vous : dans le monde des appels d'offres, c'est souvent celui qui se démarque par sa préparation et son attention aux détails qui remporte le contrat. Bonne chance !
Depuis que j'ai rejoint Simply'AO en tant qu'adjointe de direction, mon quotidien est rythmé par une mission que je prends très à cœur : accompagner les chefs d'entreprise dans leurs réponses aux appels d'offres. Mon objectif ? Les aider à y voir plus clair, pour qu'ils puissent non seulement augmenter leur chiffre d'affaires mais aussi comprendre ce processus complexe qui peut souvent sembler insurmontable.
Ma formation en stratégie commerciale et communication m'a bien préparée pour ce rôle, mais je dois avouer que chaque jour est une nouvelle découverte. J'aime penser que ma passion pour la relation client et mon intérêt pour la création me permettent de rendre mes conseils pratiques et mes articles de blog accessibles. Chaque article est pour moi l'occasion d'explorer un nouveau sujet, de défaire une complexité de plus, et j'espère, de rendre les marchés publics un peu plus faciles pour quelqu'un d'autre. 😊