Simply’AO vous conseille
La veille quotidienne vous permettra aussi d’avoir une meilleure visibilité sur votre marché, même si vous ne répondez pas à tous les appels d’offres.
Anticiper sa réponse à un appel d’offre est une très bonne pratique pour mettre toutes les chances de votre côté. Décrocher des marchés publics demande une bonne organisation, mais aussi de l’anticipation des opportunités que votre entreprise peut saisir. Détecter un appel d’offres en amont de sa publication est une des manières de le faire.
Dans cet article, nous vous expliquons comment anticiper votre réponse aux appels d’offres, et comment concevoir votre réponse à un appel d’offre étape par étape. Suivez le guide !
Anticiper la réponse aux appels d’offres
Qu’est-ce que le principe d’opportunités égales, la transparence et la liberté d’accès dans le cas des marchés publics ?
Ces principes sont les fondements de la commande publique : tous les candidats doivent être informés en même temps, par les mêmes moyens. Ils doivent recevoir un traitement égal et avoir accès librement aux marchés publics. Il existe néanmoins des marchés publics qui peuvent être contractualisés de gré à gré !
Détecter les marchés publics le plus tôt possible est une des clés de la réussite pour remporter ces appels d’offres.
Il existe 4 solutions pour anticiper la réponse aux appels d'offres.
1. Consulter les renouvellements de marchés
Saviez-vous que sur les sites de veille gratuits ou payants, votre entreprise peut effectuer des recherches selon des critères de renouvellement ?
Lors de la publication de son premier appel d’offre, l’acheteur public précise si son marché est reconductible. C’est un premier endroit où chercher : faites la liste des marchés qui ont été lancés dans les derniers mois ou années, avec une reconduction prévue.
En outre, les avis d’attribution permettent d’anticiper une réponse appel d’offre.
L’avis d’attribution est riche en informations. Il permet de connaitre :
- le montant pour lequel le marché a été attribué,
- qui l’a remporté
- sa durée.
Cela vous permettra donc de cibler des marchés potentiels, notamment pour les activités de service, renouvelés généralement sur des périodes de quatre ans.
Exemple d’avis d’attribution issu de France Marchés :
Vous pouvez ainsi anticiper la réponse aux appels d offre publics !
Il faut savoir que les attributaires précédents de ces marchés publics sont très souvent candidats à nouveau et qu’ils disposent d’un avantage important : ils connaissent parfaitement le marché, les conditions d’exécution et les attentes de l’acheteur public.
Répondre à un marché public en renouvellement nécessite donc de fournir un travail encore plus sérieux que pour toute autre candidature.
En revanche, votre entreprise a aussi un avantage. Vous pouvez vous renseigner sur ce précédent attributaire, et étudier ses points forts et faibles afin de mieux vous différencier !
2. Effectuer une veille sur les appels d'offres
Une simple recherche sur les plateformes de veille vous permet de mettre en place une stratégie gagnante pour les marchés publics.
L’important est d’identifier :
- Quels marchés en cours pourraient vous intéresser ?
- Quand ont-ils commencé ?
- Pourriez-vous être futur candidat pour cet appel d’offres ?
Effectuer une veille est obligatoire pour anticiper les marchés publics. En effet, cela vous permettra de préparer votre offre en avance et de passer plus de temps sur la personnalisation de cette-dernière. N’oubliez pas qu’une offre sur mesure sera mieux appréciée et vous permettra d’obtenir tous les points au niveau technique.
3. Participer au sourcing (ou sourçage) effectué par les acheteurs
Le sourcing permet de rencontrer les acheteurs en amont des appels d’offres afin de vous faire connaître, vous et votre entreprise. C’est également un moyen d’identifier les prochains marchés sans mise en concurrence !
Grâce au sourcing, vous pourrez signer des marchés inférieurs aux seuils de publication des marchés publics, c’est donc une réelle opportunité de business. La procédure est relativement simple pour ces marchés sans mise en concurrence, puisqu’il s’agit de faire un devis. Par ailleurs, pour les marchés publics de travaux, de défense et de sécurité, le seuil de publicité est passé à 100 K€ jusqu’au 31 décembre 2022.
Le sourcing est relativement nouveau et est de plus en plus accepté par les acheteurs. Cela est une opportunité pour eux de connaître les futurs candidats sur le marché, d’en apprendre plus sur leurs capacités techniques et professionnelles, etc.
C’est une rencontre qui nous semble essentielle dans tous contrats commerciaux.
4. Surveiller l'actualité des Acheteurs Publics
Les collectivités ont l’obligation de publier les compte-rendus de conseils annonçant les projets publics prévus dans les mois et années à venir. Lire ces documents est un moyen infaillible de repérer un projet, ou plusieurs, sur lesquels votre entreprise pourrait intervenir.
Nul doute que des marchés seront publiés prochainement.
Cette méthode est un peu plus fastidieuse, mais elle vous permettra de commencer à avancer vos pions très en amont d’un projet public, pour faire partie des entreprises consultées en phase de sourcing, et bien sûr pour être informé de la date de parution du marché public !
En résumé :
Vous disposez de 4 méthodes à mettre à exécution pour anticiper votre candidature auprès d’un acheteur public. Appliquer une ou plusieurs de ces idées vous fera gagner un temps précieux pour rédiger vos documents, et vous assurera de détecter bien plus d’opportunités qu’une simple veille sur les marchés publics.
Comment concevoir votre réponse à un appel d’offre ?
Avant d’envisager de répondre à un appel d’offre, il faut bien sûr organiser votre stratégie de candidature. Cela nécessite de passer par plusieurs étapes :
- étape 1 : mettre en place une veille ou une recherche régulière, pour trouver des avis de marchés publics,
- étape 2 : télécharger et analyser le DCE (ou dossier de consultation des entreprises),
- étape 3 : rédiger votre réponse appel d’offre.
Ayez une connaissance fine des acheteurs publics
Si les marchés publics nécessitent d’envoyer un dossier de candidature réalisé avec rigueur, l’aspect humain ne doit jamais être négligé.
En effet, il est essentiel :
- de suivre au plus près l’actualité des acheteurs publics, institutions, collectivités, communes,
- d’avoir une compréhension fine de leurs enjeux, de leurs besoins et des contraintes auxquels ils sont soumis,
- de s’intéresser aux attentes des élus, mais aussi des techniciens qui seront les utilisateurs ou bénéficiaires finaux de vos services ou produits.
Préparez votre dossier de candidature :
L’avez-vous déjà remarqué ? Vos dossiers de candidature (DCE) sont souvent, voire toujours, les mêmes à une ou deux pièces près. Prenez donc le temps de constituer un dossier de base que vous personnaliserez pour chaque offre en y ajoutant déjà les pièces les plus demandées :
- Vos références sur les 3 dernières années
- Vos effectifs sur les 3 dernières années
- Votre CA sur les 3 dernières années
- Votre capacité matérielle
- Une présentation de votre entreprise
C’est un gain de temps non négligeable qui vous permettra de passer du temps sur les choses essentielles de votre dossier de candidature, à savoir les éléments de l’offre.
Préparez les éléments de votre offre
Eh oui ! Au même titre que le dossier de candidature, une partie de votre offre peut également être préparée en amont de la prestation :
- Gardez un fichier Excel avec vos prix et une feuille de calcul en fonction du type de prestation (coût jour homme, coût horaire, tarif matériel, etc.). Un bon document vous permettra de peaufiner vos tarifs afin de remettre une offre compétitive et rentable !
- Au même titre que votre dossier de candidature (DCE), vos mémoires techniques pourront être réutilisés en partie. Le travail de personnalisation en fonction du marché est fondamental, si vous souhaitez gagner un marché public !
Concentrez-vous sur le mémoire technique
Dans le cadre d’une réponse à un appel d’offre, le mémoire technique est la partie de la candidature qui a une grande influence sur la réponse que vous obtiendrez ! Il s’agit d’un véritable support de vente. C’est donc un document à rédiger avec rigueur et à “chouchouter” au maximum.
Nous vous donnons de nombreux conseils sur ce blog, mais le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est le suivant : faites confiance à des experts.
Simply’AO réalise en effet les mémoires techniques de ses clients. C’est l’assurance d’avoir une réponse d’appel d’offre parfaitement adaptée aux attentes de l’acheteur public !
Le conseil de Simply’AO
Préparez un mémoire « type » avec une présentation et une trame définie qui vous permettra de gagner du temps sur les éléments génériques de votre offre (présentation, moyens matériels, humains, etc.)
Analysez
L’étape phare de la réponse aux appels d’offres n’est pas la constitution du dossier de candidature, mais plutôt l’analyse des réponses obtenues.
Les marchés publics que vous avez remportés sont intéressants à analyser, car ils vous permettent d’identifier ce qui fonctionne dans votre dossier, dans vos arguments et dans les éléments que vous avez présentés.
Les appels d’offres pour lesquels votre candidature a été rejetée sont encore plus précieux. Il faut les analyser en profondeur pour déterminer ce que vous devez améliorer pour votre prochaine réponse à un appel d’offre.
A savoir : en fonction de la procédure du marché public, l’acheteur n’est pas toujours obligé de vous informer des raisons de son refus. Il peut être intéressant de malgré tout tenter de lui demander les raisons du rejet de la candidature de votre entreprise. S’il répond, cela vous éclairera sur les optimisations à envisager pour rédiger votre prochain dossier !
En résumé
Même si personnalisation et rigueur sont de mise lors de vos réponses aux appels d’offres, l’anticipation est également un point clé et peut vous permettre de passer plus de temps sur d’autres points fondamentaux.
C’est le bon moment pour faire appel à Simply’AO pour une réponse de qualité et bien anticipée 😉 !
écrit le 03/11/2021
Jean
Jean