Mettre en forme son mémoire technique : nos meilleurs conseils

Lorsque vous répondez aux appels d’offres, il peut être difficile de vous démarquer parmi les autres candidats. Dans cette mission, le mémoire technique joue un rôle prépondérant. En effet ; un mémoire technique bien structuré est essentiel pour réussir votre appel d'offres. Il démontre non seulement votre compréhension des besoins de l’acheteur, mais aussi votre professionnalisme. Encore faut il réussir à faire passer le message…

Dans cet article spécialement conçu pour ceux qui débutent sur Word, Simply’AO vous guide pas à pas pour mettre en forme votre mémoire technique. Cette fois, nous nous concentrerons non pas sur le fond mais sur la forme que doit prendre votre mémoire pour être impactant.

Créez une belle page de garde pour votre mémoire technique

La page de garde de votre mémoire technique est la première chose que le lecteur voit, elle doit ainsi refléter votre professionnalisme tout en étant claire. Pour ce faire, il est essentiel d'inclure certains éléments fondamentaux :

• Le titre du document doit être clair et bien visible, pour comprendre immédiatement l'objet du mémoire.
• Ajoutez le nom de votre entreprise ainsi que votre logo pour renforcer la reconnaissance de votre marque.
• Mentionnez explicitement l'objet de l'appel d'offres pour lequel le mémoire technique est préparé et incluez la date de soumission.
• Enfin, ajoutez les coordonnées de l'entreprise, telles que l'adresse, le numéro de téléphone et l'email, pour permettre une communication facile.

Pour créer une page de garde efficace, optez pour un design sobre et professionnel, évitant les éléments graphiques trop chargés et les polices fantaisistes. Vous pouvez utiliser les modèles de page de garde disponibles dans Word en allant dans "Insertion" > "Page de garde".

Assurez-vous que tous les éléments sont bien alignés et espacés uniformément pour une apparence nette et ordonnée. Utilisez des couleurs harmonisées avec le reste de votre document et votre charte graphique pour maintenir une cohérence visuelle. Enfin, concentrez-vous sur les informations clés sans surcharger la page de garde avec trop de détails.

Générez un sommaire pour vous repérer dans le mémoire technique

Insérer une table des matières dans Word est simple et très utile pour naviguer dans votre document. De plus, il permettra à l’acheteur de comprendre la structure de votre mémoire technique en un clin d’œil. Il sera ainsi plus facile pour lui de vous attribuer les points techniques en fonction des critères de notation de l’appel d’offres.

 Pour créer un sommaire : Allez dans "Références" > "Table des matières" et choisissez un style. Assurez-vous de mettre à jour la table des matières à mesure que vous ajoutez du contenu. En effet, les numéros de page ne se mettent pas à jour automatiquement, vous devez donc procéder manuellement.

Insérez une introduction dans votre mémoire technique

Commencez votre mémoire technique par une présentation succincte de votre entreprise. Cela donnera à l’acheteur une première idée de qui il a à faire. Utilisez des éléments que vous possédez déjà, comme une brochure, ou créez un petit graphique SmartArt. Nous vous expliquons comment procéder plus loin dans cet article. 😉

Nous vous conseillons également d’inclure une analyse de besoins de l’acheteur et de votre proposition pour donner une vue d'ensemble rapide. Mettez en avant les avantages et bénéfices que votre solution apportera à l’acheteur. Soyez précis et concis. Cela peut être présenté sous forme de texte ou bien de tableau séparant votre compréhension des besoins selon le DCE et la réponse que vous apportez à l’acheteur. Il est également possible d’ajouter les numéros des pages du mémoire technique correspondant à chacun de ces points.

Etude de cas

En fonction de votre domaine d’activité, vous pouvez être amené à présenter des études de cas. Nous vous conseillons de les structurer de la manière la plus claire possible. Utilisez une page par étude de cas, avec une ou plusieurs illustrations, et mettez les informations importantes en évidence. Créez par exemple un encadré au centre de la page pour présenter en gros caractères :

• Le chiffre d’affaires généré
• La date de réalisation du marché
• La méthode employée
• Les effectifs
• …

Rédigez une conclusion à votre mémoire technique

Tout comme l’introduction de votre mémoire technique, la conclusion permettra à l’acheteur de revenir sur les éléments-clés de votre réponse à son appel d’offres. Présentez-la sous forme de tableau ou de SmartArt pour plus d’impact. Vous pouvez également créer une petite infographie grâce à des logiciels de conception graphique simples. Plusieurs plateformes disposent de modèles prédéfinis

La présentation des Annexes

Les annexes doivent se trouver à la fin de votre mémoire technique ou dans un document à part. Dans ce cas, utilisez la même mise en forme que pour votre mémoire technique (entêtes, pieds-de-pages…), et n’oubliez pas le sommaire. Indiquez tout de même dans le mémoire technique quels documents sont annexés, pour que l’acheteur ne passe pas à côte !

Créez des entêtes et pieds de page pour votre mémoire technique

Personnalisez les en-têtes et pieds de page avec le nom de votre entreprise, le titre du document et la date. Cela donne un aspect professionnel à votre document. Ajoutez des numéros de page en allant dans "Insertion" > "Numéro de page". Choisissez un format simple qui n'encombre pas la page.

Définissez des niveaux de titres

Utilisez des styles de titre (Titre 1, Titre 2, etc.) pour structurer votre document.

Utilisez une police d’écriture convenable pour un mémoire technique

Utilisez des polices lisibles comme Arial ou Times New Roman, et choisissez une taille de police entre 9 et 12 points. Vous pouvez utiliser une interligne de 1,15 pour améliorer la lisibilité.

L'importance des illustrations dans votre mémoire technique

Insérez plusieurs illustrations dans votre document afin d’aérer votre mémoire technique et de le rendre percutant.

Les icônes

Tout d’abord, Word permet d’ajouter plusieurs types d’illustrations comme des icônes que vous pourrez ajouter devant un paragraphe pour illustrer le thème abordé. Dans la rubrique "Insertion", choisissez "Icônes".

Les graphiques

Ensuite, vous pouvez créer des graphiques pour illustrer par exemple l’évolution de votre chiffre d’affaires ou effectifs sur les 3 dernières années. Ils se trouvent également dans la rubrique « insertion ».

Les SmartArt

Par ailleurs, l’outil SmartArt vous permettra de représenter visuellement des informations complexes, afin de les rendre plus compréhensibles pour l’acheteur. Utilisez cette fonction pour :

• Illustrer des processus : Les diagrammes de processus peuvent montrer clairement les étapes clés et les flux de travail.
• Organiser des idées : Les graphiques SmartArt aident à structurer des idées ou des concepts de manière hiérarchique.
• Mettre en avant des relations : Les schémas peuvent illustrer des relations entre différentes parties de votre méthodologie, telles que les relations hiérarchiques ou de cause à effet.
• Créer une présentation de votre entreprise : C’est un bon moyen de présenter les chiffres ou dates clés de votre société.

Pour créer un SmartArt, positionnez votre curseur à l’endroit que vous souhaitez, allez dans l'onglet "Insertion" du ruban, puis cliquez sur "SmartArt" dans le groupe "Illustrations". Vous pourrez choisir parmi plusieurs types de graphiques ; liste, processus, cycle, hiérarchie, relation, etc. Il ne vous reste plus qu’à le personnaliser

Les photos

Enfin, nous vous conseillons d’ajouter des photos. Il peut s’agir de :

• Vos moyens matériels (devanture de la société, véhicules, tenues des salariés…),
• Vos moyens humains (portrait des salariés pour créer des mini-cv, photo de groupe…)
• Photographies libres de droit pour rendre la lecture agréable

Utilisez les Modèles Word pour mettre en forme votre mémoire technique

L'utilisation de modèles Word pré-formatés est un excellent moyen de simplifier la mise en forme de votre mémoire technique. Ces modèles permettent de transformer un document complexe en un fichier structuré et professionnel en un rien de temps. Vous pouvez trouver des modèles adaptés sur des sites comme Microsoft Office Templates. En choisissant un modèle de qualité, vous assurez une cohérence visuelle tout au long de votre document et gagnez un temps précieux dans la réponse à l'appel d'offres. Cette approche vous permet de vous concentrer davantage sur le contenu de votre mémoire technique plutôt que sur sa mise en page.

En suivant ces conseils, vous êtes désormais équipé pour créer un mémoire technique bien structuré et visuellement attrayant, essentiel pour réussir votre appel d'offres. Chaque section de votre document, de la page de garde à la conclusion, joue un rôle crucial dans la présentation de votre entreprise et de votre proposition. En utilisant des outils comme les modèles Word et SmartArt, vous pouvez gagner du temps et vous assurer que votre mémoire technique est à la fois professionnel et facile à lire.

N'oubliez pas l'importance de la mise en page : des en-têtes et pieds de page personnalisés, une table des matières dynamique, des niveaux de titres bien définis, et des illustrations pertinentes peuvent faire toute la différence. Une présentation soignée et claire non seulement reflète votre professionnalisme, mais elle aide également l'acheteur à naviguer facilement dans votre mémoire technique, facilitant ainsi son évaluation.

Enfin, en maintenant une cohérence visuelle tout au long de votre document, vous renforcez encore davantage la qualité de votre réponse à l'appel d'offres. Une page de garde impactante, une introduction succincte, des études de cas bien illustrées, et une conclusion synthétique aideront à capturer l'attention et à convaincre l'acheteur de la valeur de votre proposition.