Attention, prenez garde à ne JAMAIS modifier les cases de ces tableaux de prix sous peine d’être éliminé d’office ! Ici, répondez simplement aux demandes de l’Acheteur.
Introduction
Que vous soyez novices en la matière, ou que vous ayez déjà répondu à de nombreux appels d’offres, la candidature aux marchés publics ne s’improvise pas. Cela demande une excellente organisation, notamment si plusieurs personnes collaborent sur le projet. Les enjeux seront la production d’une proposition de qualité, le respect des délais, la coordination des participants.
Simply’AO recense pour vous les outils essentiels pour répondre à un appel d'offre efficacement.
Les logiciels de traitement de texte
L’utilité des logiciels de traitement de texte pour répondre aux appels d’offres
Il est évidemment essentiel de disposer d’un logiciel de traitement de texte sur son ordinateur pour rédiger une offre. Il vous sera utile pour ouvrir les fichiers textes de l’acheteur, et pouvoir compléter les informations directement dans le document.
Quels sont les meilleures options ?
Tout d’abord, le Pack Microsoft 365 demeure un grand classique. C’est le logiciel que nous vous conseillons d’utiliser car vous éviterez de perdre du temps à convertir vos fichiers d’un format à un autre. En effet, les documents au format texte téléchargeables depuis les plateformes acheteurs sont toujours sous Word. Cela peut être l’acte d’engagement, les formulaires DC1, DC2, des annexes au DCE ou le cadre de réponse technique.
Des versions gratuites sont également disponibles.
OpenOffice Writer ou LibreOffice Writer peuvent constituer une bonne alternative si vous ne souhaitez pas investir dans la Licence Microsoft qui représente un coût certain. Nous retrouvons les mêmes fonctionnalités principales de Microsoft Word telles que l’ajout de texte, images, liens, tableaux, graphiques, la possibilité d’un sommaire automatisé, ou encore la correction orthographique. Ils prennent en charge les fichiers au format Open Document (.odt), Microsoft Word (.docx), texte (.txt), texte enrichi (.txt) … et peuvent être utilisés pour exporter le fichier en PDF. Attention tout de même, car il peut arriver que le document ne s’affiche pas correctement et que certains éléments se décalent lorsqu’on passe d’un fichier Word à un autre format, et inversement.
Ensuite, Google a développé sa suite Google Workspace incluant l’application Google Docs en ligne. Là encore, vous retrouverez toutes les fonctionnalités de Microsoft Word. Vous pourrez également travailler à plusieurs utilisateurs sur un même document et ajouter des commentaires. Il existe une version gratuite et une autre payante est disponible.
Logiciel de graphisme
L’utilité des logiciels de graphisme pour répondre aux appels d’offres
Un mémoire technique bien présenté et professionnel fera une forte impression auprès de l’acheteur. En utilisant un logiciel de graphisme, vous pourrez :
- Créer des graphiques pour illustrer vos données importantes au sein de vos mémoires techniques
- Créer des présentations professionnelles, notamment une belle page de garde pour votre mémoire
- Modifier vos photos ou images pour qu’elles soient plus qualitatives
- Ajouter des illustrations à vos propos pour aérer le texte et ainsi rendre votre mémoire plus agréable à lire
Quels sont les meilleures options ?
Quel que soit votre niveau en informatique, plusieurs options s’offrent à vous :
Notre préféré, Canva ! Il vous permettra de créer des visuels très facilement à partir de nombreux modèles préconçus. Une grande base de données de visuels est également intégrée dans cette solution. Cette application est rapide à prendre en main, même pour les débutants et dispose d’un module payant pour les utilisateurs réguliers. Ils obtiendront ainsi des options supplémentaires telles que : la possibilité de retirer l’arrière-plan des images, la possibilité d’adapter le document aux couleurs de votre entreprise…
Autre option, la suite Microsoft 365 inclut le logiciel de publication assistée par ordinateur (PAO) Publisher qui permet la création de compositions de qualité semi-professionnelle. Vous pourrez ainsi l’utiliser pour concevoir vos pages de gardes et autres visuels. Lui aussi est accessible aux débutants.
Pour les utilisateurs aguerris des logiciels de PAO, les logiciels de la Suite Adobe (Photoshop, Illustrator ou InDesign) ou leurs alternatives gratuites Gimp, Scribus peuvent être des options pertinentes.
Les tableurs
L’utilité des tableurs pour répondre aux appels d’offres
Dans le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), vous trouverez des tableaux de prix à remplir. Un logiciel tableur est donc indispensable pour ouvrir et compléter les documents de l’offre, avant de les exporter au format PDF.
Quels sont les meilleures options ?
Plusieurs options s’offrent à vous.
Encore une fois, si vous avez choisi le suite Microsoft 365, le grand classique Excel constituera votre premier choix. C’est LE logiciel de référence et il dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à la réponse aux appels d’offres.
Les autres solutions des suites LibreOffice et Google sont respectivement le logiciel LibreOffice Calc et Google Sheets. Le premier constitue l’alternative gratuite à Excel, et le second est la version en ligne.
Les outils de gestion de projet
L’utilité des logiciels gestion de projets pour répondre aux appels d’offres
Nous le disions en introduction, la réponse aux appels d’offres requiert une très bonne organisation. Il s’agit en effet de ne pas manquer les dates butoirs de remise des offres, de ne pas oublier de document lors du dépôt du dossier et de remplir toutes les zones à compléter dans un cadre de réponse technique. Parfois, il faudra compiler les informations de plusieurs collaborateurs dans un même document. Ce sera le cas par exemple si les informations à renseigner concernant les activités de l’entreprise sortent de votre domaine d’expertise, ou que vous répondez en sous-traitance/ groupement et que vous êtes chargé de finaliser le dossier pour tout le groupe. Dans ce cas, plusieurs outils pourraient vous faciliter la tâche pour travailler de façon collaborative :
Quels sont les meilleures options ?
- Monday.com optimise la gestion de vos projets et tâches en cours. Vous pouvez créer des tableaux à thèmes différents, attribuer une tâche à un ou plusieurs collaborateurs, inclure des dates butoirs… Cette plateforme personnalisable est gratuite et possède une version payante améliorée.
- Trello Facilite l’organisation du travail de manière comparable à Monday
- Beebusy.com vous aider à coordonner les participants. Apporte de la visibilité sur l’état d’avancement des tâches en cours. Plusieurs modes de vues sont disponibles en fonction de vos préférences (Kanban, diagramme de Gantt, planning par personne). Vous pouvez synchroniser cet outil avec votre calendrier Outlook, Google Trello… Cette fois encore, vous pouvez utiliser la version basique et gratuite ou payer pour une version premium.
Vous pourrez également intégrer ces outils dans votre organisation quotidienne au travail
La signature électronique
Pour pouvoir dématérialiser les procédures des marchés publics, certains acheteurs exigent parfois qu'un ou plusieurs documents de l'offre soient signés électroniquement. Il s'agit d'une action très encadrée. N'espérez pas faire une capture d'écran de votre signature manuscrite pour la coller sur les autres documents, cela ne fonctionne pas. Selon l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique, les signatures doivent être au format XAdES, CAdES ou PAdES et disposer d'un certificat qualifié, afin de certifier de l'identité du signataire.
Il existe plusieurs fournisseurs de matériel habilité à générer des signatures électroniques tels que ChamberSign, CertEurope...
Si vous souhaitez en savoir plus concernant la signature électronique, consultez notre article à ce sujet ; La signature électronique valable pour les marchés publics.
Les logiciels de création de présentations
L’utilité des logiciels de présentation pour répondre aux appels d’offres
Dans le cadre des appels d’offres publics mais aussi privés, la soutenance constitue une étape clé pour remporter le marché. Vous faites partie des finalistes, et devez maintenant vous démarquer parmi les meilleurs de vos concurrents. Il faut faire bonne impression, être clair, se montrer professionnel, organisé et digne de confiance. Accessoirement, il vaut mieux être intéressant pour ne pas endormir le jury ! Une bonne présentation orale devra refléter tout cela.
Quels sont les meilleures options ?
Le classique Microsoft Powerpoint vous permettra de créer une présentation structurée. Vous pourrez créer plusieurs slides avec des transitions. Des modèles sont disponibles et permettront aux débutants de produire une belle présentation.
La suite bureautique de Google possède également l’application de présentation gratuite ; Google Slides. Les fonctionnalités sont similaires à celles de Powerpoint.
Prize est une plateforme gratuite (avec une version payante) plus dynamique que Powerpoint. Il offre une vue globale sur une infographie et zoom sur chacune des parties de votre présentation. Sa prise en main est légèrement moins facile que la première solution. Vous pouvez importer plusieurs types de médias tels que du texte, des images, graphiques, vidéos et objets animés. Vous pouvez travailler à plusieurs de manière simultanée et hors-ligne. Un fois finalisée, vous pouvez exporter votre présentation aux formats PNG, JPG, PDF…
Les autres outils indispensables
Vous devez obligatoirement posséder un lecteur de fichiers PDF car certaines pièces du DCE sont dans ce format, et vous devrez également convertir les fichiers en PDF avant de les déposer sur la plateforme de l’acheter, afin d’être certain qu’ils s’ouvrent convenablement. Vous pouvez choisir entre plusieurs logiciels dont le plus utilisé est bien évidemment Adobe Acrobat Reader.
Un autre outil qui tend à devenir incontournable est l’intelligence artificielle. Elle ne remplacera pas l’expertise d’une société de Conseils, mais elle peut vous aider à définir une trame pour certaines parties de votre mémoire technique sur lesquelles vous pourriez bloquer. Attention cependant à toujours relire ce qui est produit par l’IA, afin d’éviter un contre-sens ou la répétition de généralités. Faites également contrôler ces productions par une personne de confiance.
En conclusion, la réussite de votre présence sur les marchés publics dépend du choix de vos outils
A vous de choisir les outils qui vous correspondent le mieux en fonction :
- De votre budget,
- De la fréquence à laquelle vous candidatez sur les marchés publics
- Du nombre de collaborateurs qui participent à l’élaboration de votre réponse à l’appel d’offres,
- À la possibilité de réutiliser ces outils dans votre organisation en dehors de votre réponse aux appels d’offres
Vous l’aurez compris, que vous ayez l’intention de commencer à répondre aux appels d’offres ou que vous le fassiez déjà, nous vous conseillons d’utiliser pleinement les outils informatiques disponibles. Cela vous permettra d’améliorer la qualité de votre réponse tout en gagnant du temps. La collaboration entre les membres de l’équipe sera facilitée, les documents produits seront de meilleure qualité et pourront même faire la différence entre vous et le candidat qui arrivera en 2ème position.
écrit le 26/04/2023
Sophie
Sophie