des conseillers en appel d'offres traVaillent au bureau de Simply'AO

Le quotidien d’un consultant en appels d’offres est riche et varié, fait de multiples échanges, de rigueur et de créativité. Chez Simply'AO, chaque jour est une opportunité pour démontrer notre expertise et notre engagement auprès de nos clients. À travers cette journée type, découvrez comment nos consultants s'emploient à maximiser vos chances de succès en externalisant votre réponse aux appels d'offres.

 

Bienvenue dans la journée type d'un conseiller en appel d'offres !

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8h30 : La journée commence

Ce matin, j'arrive au bureau à 8h30. Comme chaque jour, je consulte mes mails pour répondre aux questions de nos clients. Chaque demande est unique et nécessite une attention particulière. Certains mails portent sur des dossiers en cours, d'autres sur des appels d'offres déjà déposés, avec des questions sur les prochaines étapes à suivre. J'ai d'ailleurs rédigé un article intitulé "J'ai gagné l'appel d'offres... et maintenant?" qui peut s'avérer utile pour se repérer dans les échanges avec l'acheteur une fois le marché public remporté.

Parmi mes emails, je constate que j'ai reçu un retour concernant notre client travaillant dans le domaine de la surveillance et du gardiennage. Il m'a envoyé le certificat d'assurance manquant pour compléter son dossier administratif, ainsi que des réponses à mes dernières questions concernant le cadre du mémoire technique. Cela signifie que je pourrai finaliser son dossier d'appel d'offres plus tard dans la journée.

9h15 : Préparation du mémoire technique

Aujourd'hui, je dois envoyer la première version de son mémoire technique à un client en maçonnerie avant midi. Le dépôt de son appel d'offres doit se faire dans moins de 16 jours. Connaissant bien son dossier et ayant déjà collaboré plusieurs fois avec lui, je dispose déjà de nombreux éléments concernant sa méthodologie, ses moyens humains et matériels ... Je devrais réussir à tenir le délai que nous avions fixé ensemble. C'est parti !

10h45 : Pause café

Chez Simply'AO, 10h45 marque l'heure de la pause matinale pour toute l'équipe. Cela nous permet de détacher nos yeux des écrans quelques minutes afin d'être plus productifs ensuite. C'est aussi l'occasion d'échanger avec les collègues sur l'avancement des dossiers en cours. Chaque conseiller en appel d'offres est en charge d'un client précis. Cela nous permet de maîtriser chaque dossier et de personnaliser notre accompagnement, en assurant une bonne qualité de service aux dirigeants qui externalisent leur réponse aux appels d'offres.

11h : Suite et fin de la V1 du cadre de mémoire technique

Je termine la première version du mémoire technique à 11h45 et l'envoie immédiatement à mon client. Le temps restant me permet de faire une veille sur l'actualité des marchés publics et de découvrir un article très intéressant sur la cession de créances dans les marchés publics.

12h05 : Pause déjeuner

12h05, c'est l'heure de la pause déjeuner. C'est un moment de détente bien mérité après une matinée bien remplie.

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14h : Reprise du travail

À 14h, je reprends mon travail. Je commence par rechercher le mail de mon client reçu ce matin, dans lequel il me transférait les derniers éléments manquants à son appel d'offres. Je mets à jour son dossier administratif et modifie le mémoire technique selon ses indications. Certaines pages sont trop denses, alors j'ajoute des illustrations pour aérer le document et le rendre plus agréable à lire.

Je prends également le temps de créer une infographie pour le mémoire technique. Elle pourra être réutilisée dans nos prochains appels d'offres. Ensuite, je mets à jour le sommaire et relis l'intégralité du mémoire pour éliminer toute faute d'orthographe qui serait passée inaperçue. Enfin je vérifie la complétude du dossier de candidature et d'offre en fonction de la checklist des éléments à déposer sur la plateforme acheteur.

14h40 : Dépôt du dossier

Le dossier est complet, les documents sont tous au format PDF et sans faute d'orthographe. Il ne me reste plus qu'à déposer notre réponse à l'appel d'offres sur la plateforme acheteur.

À 15h, le dossier est déposé, le client est averti et a reçu une copie du dossier déposé. La date limite de dépôt est dans 48 heures, mais notre politique chez Simply'AO exige de toujours être en avance !

15h15 : Prise en charge d'un nouveau client

Aujourd'hui, je ne dois pas oublier d'envoyer la newsletter mensuelle à nos fidèles lecteurs. Cependant, lors de la pause café du matin, un collègue m'a indiqué qu'un nouveau client souhaitait répondre à un appel d'offres dans le domaine du transport. Mon planning étant flexible et ayant des connaissances dans ce domaine, je décide de m'occuper de ce nouveau client.

15h30 : Lecture du Règlement de consultation

Lecture du Règlement de consultation pour établir une checklist pour le client. Cela récapitulera tous les documents de candidature et d'offre à déposer le jour J. Ensuite, je prépare mon mail à envoyer au client, comprenant un rétroplanning des étapes à suivre pour respecter les délais : 

 

Bonjour Monsieur,

Je fais suite à notre discussion concernant votre souhait de répondre à l'appel d'offres pour le Département Bourgogne. Afin d'assurer une gestion efficace et respecter les délais, je vous propose le rétroplanning suivant :

  • J+0 à J+5 : Élaboration d'une première version du mémoire technique intégrant en rouge mes questions spécifiques à votre entreprise. Vous pourrez compléter directement dans le mémoire.
  • J+10 : Retour de votre part sur cette première version du mémoire technique avec vos commentaires et ajouts. Réception des premiers documents administratifs.
  • J+10 à J+12 : Intégration de vos retours et remarques pour produire une deuxième version du mémoire technique. Revue complète du dossier administratif. Je vous enverrai la V2 avec la liste des éléments manquants à J+12.
  • J+ 14 : Retour de votre part sur la version 2 modifiée grâce à votre expertise.
  • J+16 à J+18: Intégration des dernières modifications et ajustements en fonction de vos retours. Finalisation et validation du dossier complet, prêt pour dépôt.
  • J+18 : Dépôt de l'offre sur la plateforme acheteur, deux jours avant la date limite afin d'éviter toute contrainte de dernière minute.

Ce planning nous permettra de travailler de manière structurée et d'assurer que tous les éléments requis sont soigneusement préparés et validés. N'hésitez pas à me faire part de vos commentaires ou questions sur ce plan.

De plus, je vous joins une check-list récapitulative des documents requis par l'acheteur. J'ai indiqué en rouge les documents à me renvoyer (k-bis, chiffre d'affaires de 2023, attestation d'assurance...)

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.

Bien cordialement,

Sophie,
Votre Consultante en Appels d'Offres
Simply'AO

15h45 : Envoi de la newsletter

Ca y est, la newsletter est envoyée aux abonnés pour qu'ils puissent la lire pendant leur pause café. :) 

16h : Consultation des mails

Je reçois une notification par mail portant sur la modification d'un dossier d'appel d'offres. Je me connecte sur la plateforme acheteur pour découvrir une liste de réponses aux questions posées par les candidats. Je transmets immédiatement cette liste à mon client, car les informations données par l'acheteur public peuvent l'intéresser.

16h10 : Reprise du dossier en transport

Reprise du dossier de l'appel d'offres en transport et lecture du CCTP pour bien comprendre les exigences de l'acheteur. Le document est épais, mais cela ne pose pas de problème.

16h25 : Production de la réponse à l'appel d'offres

Production de la réponse à cet appel d'offres. Mise en forme du fichier qui deviendra le mémoire technique, conception d'une belle page de garde, des entêtes et pieds de pages, et une page vide pour le futur sommaire. Organisation des titres des parties et remplissage des premières parties à partir des informations du CCTP et de mes connaissances du secteur.

17h30 : Fin de la journée

Déjà 17h30 ? Il est l'heure de quitter le bureau. La première version du mémoire technique n'est pas entièrement terminée, je reprendrai demain là où je me suis arrêtée.

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Photographie de Sophie, votre conseillère en appel d'offres chez Simply'AO
A propose de l'auteur

Depuis que j'ai rejoint Simply'AO en tant qu'adjointe de direction, mon quotidien est rythmé par une mission que je prends très à cœur : accompagner les chefs d'entreprise dans leurs réponses aux appels d'offres. Mon objectif ? Les aider à y voir plus clair, pour qu'ils puissent non seulement augmenter leur chiffre d'affaires mais aussi comprendre ce processus complexe qui peut souvent sembler insurmontable.

Ma formation en stratégie commerciale et communication m'a bien préparée pour ce rôle, mais je dois avouer que chaque jour est une nouvelle découverte. J'aime penser que ma passion pour la relation client et mon intérêt pour la création me permettent de rendre mes conseils pratiques et mes articles de blog accessibles. Chaque article est pour moi l'occasion d'explorer un nouveau sujet, de défaire une complexité de plus, et j'espère, de rendre les marchés publics un peu plus faciles pour quelqu'un d'autre. 😊

écrit le 31/05/2024
Sophie