Vous êtes à deux doigts de conclure ! Avoir remis votre dossier de candidature à un appel d’offre ne constitue pas la dernière étape du processus : vous recevez un coup de fil ou un mail qui vous apprend que vous faites partie des 3 entreprises “short-listées” pour présenter votre offre…
C’est l’étape de la soutenance en appel d’offre !
Après tous les efforts donnés pour prouver que vous êtes la société idéale pour l’appel d’offres en question, vous avez à ce stade une formidable chance de défendre votre mémoire technique directement auprès de vos interlocuteurs. Et ainsi, de potentiellement signer le marché.
L’enjeu est de taille, il est donc primordial de vous préparer : la solution réside dans un mix équilibré entre votre présentation pour la soutenance et votre capacité de convaincre votre audience à l’oral. C’est essentiel pour se positionner au mieux avant la prise de décision. Voici nos conseils :
La préparation est clé ! Que l’on soit dans le cadre d’un appel d’offres privé ou public, vous pouvez interroger votre interlocuteur pour avoir plus d’informations au sujet de la soutenance à venir.
Si vous êtes dans le cadre d’un appel d’offres public, le pouvoir Adjudicateur devra bien évidemment respecter l’équité entre les candidats, il est donc conseillé de poser vos questions directement sur le profil Acheteur. Une réponse vous sera apportée si les informations demandées ne sont pas de nature à avantager l’un des concurrents en lice.
Au sujet des appels d’offres privés, vous avez normalement déjà eu plusieurs contacts avec vos interlocuteurs. Vous les connaissez déjà et eux aussi. Vous êtes beaucoup plus libre dans le cadre privé, vous pouvez donc échanger librement avec vos interlocuteurs pour obtenir plus d’informations, afin de préparer votre audition dédiée à la soutenance d’appel d’offre.
Pour une soutenance d’appel d’offre, il est essentiel d’identifier votre auditoire au préalable et d’analyser le rôle de chacun de ses membres. Quels sont leurs besoins ? leurs motivations ? quels seront leurs critères de décision ?
Il faut faire preuve de bonne intelligence pour répondre à ces questions, mais vous pouvez aussi directement interroger votre prospect : Qui sera présent à la soutenance ? Quels points souhaitez-vous développer en particulier ? Auriez-vous des priorités à voir en soutenance, etc.
Plus vous aurez d’éléments d’information, mieux vous serez préparés !
Il arrive fréquemment, notamment sur les appels d’offres publics (principe d’équité), que les Acheteurs nous proposent directement les points qui seront abordés lors de la soutenance. Tenez-vous-y et respectez dans votre présentation les points qui ont été demandés.
Vous répondez aux marchés publics ?
Nous accompagnons votre entreprise dans ses réponses aux appels d’offres services, fournitures et travaux
Dans la plupart des cas, le Chef d’Entreprise a la possibilité de venir accompagné !
Préparez votre équipe en fonction de l’auditoire, allez-vous rencontrer le Directeur de site ? L’Acheteur ? le Responsable Technique ? Les trois ?
Une bonne stratégie est de faire en sorte d’emmener avec vous une équipe adaptée, qui sera en mesure de répondre aux priorités de vos interlocuteurs techniques. Si les places sont limitées (raison logistique, épidémique…), votre interlocuteur devrait vous en informer.
Ne débarquez pas avec “l’armée mexicaine !” 😊
Ne venez pas à 4, si vous avez 2 personnes en face de vous. Il vaut mieux être en sous-effectif qu’en sur-effectif, vous êtes là pour présenter, ÉCOUTER avant tout et répondre aux questions ou objections présentées.
Gardez en tête que l’objectif de la soutenance d’appel d’offre est de créer un lien avec l’acheteur et d’interagir avec lui. Plus il y aura de personnes présentes, plus la difficulté sera grande d’avoir une communication libre et authentique.
Un autre point de vigilance est lorsque vous emmenez des « experts » avec vous. Leurs interventions doivent être adaptées et ils doivent intervenir uniquement lorsque vous (chef d’entreprise) les sollicitez. Le risque encouru est tout simplement une réponse inadaptée aux questions posées.
Le support de présentation n’est pas obligatoire, néanmoins nous conseillons toujours d’en préparer un car il permet de « prouver » les arguments que vous présentez et donne un fil conducteur à votre soutenance. Il sera de toute façon basé sur votre offre, il ne devrait pas y avoir de surprise !
Envisagez d’utiliser une solution de type PowerPoint, Canva, vidéos ou Keynote pour présenter vos slides !
Personnalisez votre présentation. Mettez l’accent sur ce qui importe réellement à l’acheteur.
En parallèle, valorisez votre proposition, mais de manière synthétique.
Le but est d’alléger le contenu de votre offre pendant la présentation orale : pensez à être clair et précis lors de la conception du support. Une dizaine de pages imagées suffit largement, laissez place à votre côté créatif et à l’interaction.
On l’a vu plus haut :
Vous devez sélectionner les éléments les plus importants de votre mémoire technique afin d’être le plus clair possible sur votre support. Ne présentez surtout pas votre mémoire tel quel, ce-dernier sera beaucoup trop grand et votre auditoire sera perdu sous la masse d’informations. Votre objectif est d’être synthétique et surtout, convaincant en captant l’attention des acheteurs.
De plus, n’hésitez pas à vous entraîner en anticipant les questions et objections que pourraient vous poser l’Acheteur, vous gagnerez en fluidité et votre oral sera d’autant plus appréciable.
Ce conseil est peut-être le plus important : entraînez-vous !
Si vous êtes « débutant », cela permettra de gagner en confiance et de proposer un discours plus fluide lors de votre soutenance. Si vous êtes « confirmé », entraînez-vous tout de même, relisez a minima les slides la veille, il serait dommage de passer à côté d’un contrat pour manque de préparation.
Enfin, interagissez avec votre audience ! Même si votre support est très important, ne vous cachez pas derrière celui-ci, soyez au centre de l’attention. Vous devez convaincre l’acheteur (public ou privé) qu’il fera le meilleur choix en travaillant avec vous et votre équipe. Prenez le temps de discuter avec le jury, répondez à ses questions, laissez-le s’exprimer, et montrez de quoi vous êtes capables en mettant en valeur vos connaissances et votre savoir-faire sur le terrain et en terme de management !
Durant la soutenance, il sera important de faire un rapide résumé des priorités et des enjeux du client en apportant vos solutions et vos bénéfices en lien avec ses enjeux ! Dans la même lancée, soyez prêt à répondre aux questions et objections de l’Acheteur. Une bonne communication permet de convaincre.
Une soutenance réussie valorisera toujours le côté technique de votre offre et donnera envie au client de travailler avec vous.
Enfin, les tarifs seront abordés en fin de soutenance. Lors des soutenances commerciales que nous réalisons, en accompagnement de nos Clients dans le domaine public, nous discutons des prix en fin d’entretien. Puis, nous recevons un mail via la plateforme Acheteur afin de remettre notre dernière offre ou non. Il existe des procédures de négociations différentes en fonction de la nature de l’appel d’offres public (marché innovant, seuil de publicité, etc.) et il est possible de négocier les quantités, les prix, les délais, etc.
Pour les appels d’offres privés, la discussion du prix est également effectuée en fin de soutenance, elle est très souvent « scellée » par une contre-proposition effectuée par e-mail. Néanmoins, il arrive occasionnellement que vous deviez négocier les tarifs en direct lors des soutenances privées.
En conclusion, les soutenances devant jury sont plutôt rares dans le domaine des appels d’offres publics, mais quasi systématiques pour les appels d’offres privés.
Nous pensons qu’elles devraient être obligatoires pour tous les appels d’offres, à partir du moment où le seuil de publicité est dépassé, mais ce n’est que notre humble avis 😊.
Quoiqu’il en soit, préparez votre communication au mieux pour cette phase-clé de vos réponses aux consultations. Faites travailler votre équipe, pour renforcer son expertise.
Et bénéficiez de l’accompagnement d’un spécialiste comme Simply’AO pour mettre tous les chances de votre côté !
Nous proposons un service d’accompagnement de nos clients
lors de leurs soutenances commerciales
Une bonne préparation augmente les chances de succès
👷♂️ Depuis mon enfance je baigne dans l'entreprenariat ! 👨👩👧👦 Ma vie c'est la PME familiale dans un premier temps, qui m'a appris la valeur travail, puis je suis tombé dans le monde des appels d'offres 📂. Ingénieur Commercial pendant 5 ans, mon métier était de tout mettre en oeuvre pour gagner des parts de marché 💹.
Aujourd'hui, j'accompagne des Chefs d'Entreprises pour les aider à gagner des appels d'offres 🤑. Ce que j'aime avant tout, découvrir des hommes et des femmes passionnés par leur métier, toujours pris par le temps et plus intéressants les uns que les autres 💡.📱Votre business m'intéresse, contactez moi pour en discuter