Les procédures d’appel d’offres peuvent être fastidieuses, d’autant plus pour les novices sur les marchés publics. Il est ainsi préférable de maîtriser un minimum l’environnement des marchés publics avant de candidater. Ainsi, nous vous conseillons dans un premier temps de consulter notre article glossaire : Appels d’offres publics ? Décodage des termes et acronymes pour vous aider à vous repérer.
Ensuite, la seconde étape consiste à bien organiser sa réponse à l’appel d’offres. Il est important d’avoir conscience que le moindre oubli dans le processus de soumission peut vous coûter cher. En effet, vous serez automatiquement éliminés dans les cas suivants (liste non exhaustive) :
Afin de limiter le risque d’erreurs, lisez notre article et profitez de l’expertise de Simply’AO – LA réponse à vos appels d’offres ! 😉
En général, la date butoir d’un appel d’offres est fixée 3 à 5 semaines après sa parution sur les plateformes acheteur. Plus vous identifierez rapidement l’avis d’appel à la concurrence, plus vous bénéficierez de temps pour y répondre. Parole d’expert, ce temps vous sera précieux car l’élaboration de votre proposition est chronophage, en particulier pour la partie "candidature" de votre dossier.
Nous vous conseillons ainsi :
D’un appel d’offres à un autre, les documents constituant la candidature seront sensiblement les mêmes. N’hésitez pas à préparer en amont :
Triez et rassemblez vos fichiers en un seul endroit sur votre ordinateur pour vous éviter de chercher dans tous les dossiers et perdre du temps à chaque fois. Cependant, prenez soin de séparer les pièces relatives à la candidature et celles de l’offre. Nommez-les clairement, pour vous y retrouver facilement, l’acheteur appréciera également de pouvoir identifier vos documents en un coup d’œil. La réponse à un appel d’offres est assez complexe, simplifiez la tâche dès que vous le pouvez.
Par ailleurs, téléchargez le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) et gardez-le à portée de main pour pouvoir consulter les pièces rapidement.
Parce que l’informatique nous réserve parfois quelques surprises, il est très important de sauvegarder régulièrement les documents que vous êtes en train de produire. Une coupure de courant risquerait de réduire plusieurs heures de travail à néant.
Par ailleurs, conservez une copie de vos fichiers à plusieurs endroits. Vous pouvez conserver une copie sur un serveur externe sécurisé par exemple. Dans tous les cas, comme nous l’avons énoncé précédemment, nommez vos fichiers de façon à pouvoir vous repérer. Vous pouvez ajouter la mention « …….version 1 », « …….version 2 », ou encore ajouter la date de dernière modification dans le nom du fichier, afin de reprendre toujours la dernière mouture de votre travail.
Rédigez une liste des vérifications à effectuer dans le cadre de l’appel d’offres auquel vous répondez. Ainsi, vous aurez une vision globale et efficace de ce que vous devez produire, vérifier, des personnes de votre équipe/groupement à relancer pour obtenir des documents ou informations nécessaires à la finalisation de votre réponse à l’appel d’offres.
Chez Simply’AO, nous produisons systématiquement une check-list qui nous permet d’avoir une vision claire des documents que nous avons à réaliser pour chaque appel d’offres. Cela nous réussit plutôt bien, puisque 100% de nos réponses aux appels d’offres ont été analysées en 2022. Concrètement, cela signifie que nous avons répondu à toutes les exigences administratives des acheteurs. Nous n’avons donc jamais été éliminé à cause d’un simple oubli ou manque de rigueur.
Voici ci-dessous un exemple de check-list à utiliser pour un appel d’offres :
En fonction de la taille de votre entreprise, répartissez-vous les tâches liées à la réponse aux appels d’offres. De cette manière, chacun se chargera du travail pour lequel il est compétent et le temps de travail de l’équipe sera optimisé.
Nous vous conseillons également, dans la mesure du possible, de faire relire les documents par une personne qui n’aurait pas participé à l’élaboration du dossier. Elle aura un regard neuf sur le dossier et pourra vous signaler les éventuelles incohérences dans le mémoire technique que l’on ne voit plus à force de travailler dessus.
Par ailleurs, contrôlez bien vos tableaux de prix. Vérifiez les prix de chaque élément, les totaux, que les formules s’appliquent correctement… Les documents que vous produisez ont une valeur contractuelle. En d’autres termes, une fois que vous vous êtes engagés dans votre dossier de candidature, vous ne pouvez plus revenir sur votre proposition si l’acheteur vous choisit.
Pour faciliter la synchronisation des tâches entre les différents membres d’une équipe, plusieurs plateformes collaboratives existent. Consultez notre article dédié aux outils nécessaires pour répondre aux appels d’offres dans lequel nous recommandons quelques logiciels en gestion de projet.
Avant de déposer votre dossier, prenez soin de télécharger le DCE pour le comparer avec celui que vous avez conservé dans vos dossiers. Les tableaux de prix notamment doivent bénéficier d’une attention toute particulière. En effet, comme nous l’avons dit en introduction, si l’acheteur a publié une deuxième version du BPU ou du DPGF et que vous vous envoyez votre candidature en ayant complété la première version de ceux-ci, vous serez éliminé.
La candidature sur les marchés publics nécessite une bonne organisation pour ne pas s’emmêler les pinceaux. La première clé pour remporter un appel d’offres est la bonne gestion du temps, qui passe par une veille sur la parution des avis, l’anticipation de la production du dossier et le partage des tâches. Organisez votre travail au mieux afin de produire un dossier de qualité et réduire le risque d’erreurs. Un document récapitulatif des actions à mener et des documents à produire vous sera d’une aide précieuse dans votre organisation. Enfin, n’oubliez surtout pas de vous relire et de tout vérifier.
Vous manquez de moyens pour organiser votre réponse aux appels d’offres ? Contactez-nous, Simply’AO est là pour vous aider.
Article généré par Sophie de Simply'AO