Comment faire une signature électronique pour un appel d'offres en toute confiance ?
Simply’AO vous détaille toute information pertinente à propos de l’utilisation de la signature électronique dans le cadre des marchés publics.
La signature électronique est un procédé qui permet principalement d’authentifier l’identité du signataire. Elle est généralement composée d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, et peut inclure d’autres types d’information (comme la date et l’heure).
Ce système de certification numérique permet de signer un document officiel, un dossier en ligne, un contrat… et permet aussi de valider vos documents de candidature à un marché public.
L’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics décrit les règles d’usage de la signature électronique dans le cadre des marchés publics.
Pour l'acheteur public, la signature électronique permet de générer de la confiance et de renforcer la sécurité. Le signataire est identifié, de manière indiscutable, tandis que les documents signés voient leur intégrité garantie.
Pour l’opérateur économique, répondre électroniquement à un avis de marché public est certes plus contraignant (il faut penser à acquérir la signature électronique en amont). Cela présente en revanche l’avantage de renforcer la sécurité de sa candidature et de prouver à l’acheteur public le sérieux de sa démarche. La dématérialisation des appels d’offres vous fait également gagner un temps précieux : il n’est plus nécessaire de les imprimer et de les envoyer par courrier (avec tous les risques de perte ou de retard inhérents), hormis la copie de sauvegarde, vous ne pouvez d’ailleurs plus envoyer votre candidature par courrier.
Contrairement aux idées reçues, il n'y a aucune obligation à signer (électroniquement ou manuellement) son offre lors de la remise de celle-ci à l'entité adjudicatrice.
En effet, le code des marchés publics permet la signature une fois le marché accordé. Toutefois, si l’Acheteur vous impose une signature électronique dans le règlement de consultation, vous serez obligés d’apposer une griffe électronique sur les éléments demandés, parfois même sur votre mémoire technique.
Depuis le 1er octobre 2018, les marchés publics supérieurs à 40 000€ doivent être obligatoirement dématérialisés (sauf exception et seuil temporaire de 100K€ dans le secteur du BTP). Les potentiels candidats doivent télécharger les documents de candidature des entreprises (DCE - dossier de consultation des entreprises) sur un "profil acheteur" et ce gratuitement. Ensuite, ils ont également l'obligation de déposer leur dossier de candidature sur cette même plateforme.
Il existe différentes plateformes en fonction des régions ou de l'entité adjudicatrice, quelques exemples : PLACE, E-territoire bourgogne, profil acheteur de la Meuse, etc. Je dirai qu’il y en a plus d’une centaine en France.
La signature électronique, quant à elle, devient une nécessité à partir du moment où vous dématérialisez votre offre.
Une signature électronique est nominative et engage généralement le représentant légal de la société (ou une personne habilitée, pouvant justifier une délégation de pouvoirs). Elle est délivrée en main propre (ou via un mandataire) à une personne physique après vérification de son identité.
Il est donc important de la garder précieusement et de ne pas en divulguer le code Pin. Elle vous permettra de signer vos marchés sans imprimer tous les documents, de façon simplifiée, c'est un vrai gain de temps si vous y êtes préparé
Attention : la dématérialisation ne signifie pas que vous pouvez scanner votre signature 😊. Ce n’est, dans ce cas, pas considéré comme une signature électronique.
Suivez les conseils de Simply’AO pour être prêt le Jour J !
Nous vous recommandons vivement d'anticiper l'achat de votre signature électronique, les délais de livraison variant de 3 jours à 1 mois.
Les tarifs et les durées d'engagement varient en fonction du degré d'urgence de votre commande. Si vous commandez une clef de signature en urgence, vous n'aurez parfois pas d'autres choix que de prendre un abonnement sur 3 ans à un tarif plus élevé !
Vous répondez aux marchés publics ?
Nous accompagnons les entreprises dans leurs réponses aux appels d’offres services, fournitures et travaux
Les signatures électroniques valides sur les marchés publics doivent respecter la norme eIDAS ou RGS2*. Les entreprises qui ont déjà acheté des signatures RGS peuvent néanmoins les utiliser jusqu'à leur expiration. Faites attention à bien acheter une signature utilisable sur les marchés publics.
Renseignez-vous auprès des différents fournisseurs, la liste des prestataires certifiés se trouve sur ce site : http://www.lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique
Il est important de choisir votre prestataire assez rapidement, certains sont à l'étranger, d'autres sont difficilement joignables par téléphone et d'autres vous renvoient vers des prestataires tiers. Nous vous conseillons vivement d'anticiper l'achat, vous permettant de gérer la situation sereinement et de pouvoir commander votre clef sur Internet.
En sélectionnant le bon prestataire, vous pourrez également récupérer votre signature électronique pas très loin de chez vous, dans l'urgence, vous n'aurez pas d'autres solutions que d'aller sur Paris.
Une fois récupérée, il vous faudra installer votre signature sur votre ordinateur.
Là encore, vérifiez bien que votre PC ou Mac est compatible avec la signature électronique retenue. Certaines signatures ne sont pas compatibles avec Mac ou Linux par exemple. Certains profils acheteurs ne supportent pas Mac et Linux non plus, ou des versions anciennes de Windows.
ANTICIPEZ et vous ne rencontrerez aucun problème à la commande ou à l'utilisation de votre signature électronique. Si besoin, nous sommes là pour vous accompagner dans la réalisation de votre dossier de candidature et la signature électronique de celui-ci !
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