L'utilisation isolée de ces outils peut déjà apporter une valeur ajoutée significative. Cependant, leur véritable potentiel réside dans leur combinaison. Par exemple, le contenu généré par ChatGPT peut être enrichi par des visuels conçus par l'IA de Canva, créant une proposition complète et cohérente. De même, l'utilisation combinée de ChatGPT et PALM 2 peut permettre de croiser les informations et de produire un contenu encore plus riche et adapté aux besoins spécifiques de l'appel d'offres.
Ces derniers temps, nous entendons parler de la conquête de tous les domaines par l’IA (ou Intelligence Artificielle), et notamment dans le secteur des appels d’offres. Alors comment peut-on gagner du temps grâce à ces nouveaux outils ? Comment peut-on proposer des offres de qualité à moindre effort ? Comment peut-on remporter des marchés grâce à ChatGPT ? Alors, … ce n’est pas toujours si facile mais nous allons voir ça juste ici 👇 !
Cet article vous propose un aperçu des meilleurs outils d'IA pou réussir vos appels d’offres, la manière de les utiliser efficacement, et l'importance de leur combinaison avec l'expertise humaine pour maximiser vos chances de succès.
Notre top 3 des outils d'IA pour gagner des marchés publics
Utilisez ChatGPT dans vos candidatures aux appels d'offres
ChatGPT est un modèle de langage développé par OpenAI, capable de générer des textes cohérents et informatifs. Son utilisation peut être une réelle plus-value pour rédiger des parties spécifiques de votre mémoire technique, telles que la description du projet ou la méthodologie. La version payante de cet outil vous permettra par exemple en quelques clics :
- D’analyser un cahier des charges ou tout autre document du DCE
- D’obtenir des informations sous diverses formes, graphiques, tableau, etc.
- De le former à votre entreprise, à ses spécificités, pour en faire un membre de votre équipe commerciale à part entière
Utilisez PALM 2 pour répondre à l'appel d'offres
PALM 2 est un modèle de Google et un concurrent direct de ChatGPT. Il offre des capacités similaires en matière de génération de texte et peut être utilisé pour élaborer des réponses à des questions spécifiques de l'appel d'offres, en apportant une richesse de contenu basée sur une vaste quantité de données.
Nous verrons plus tard pourquoi l’utilisation de ces deux premiers outils est plus que pertinente.
Utilisez l'outil IA de Canva pour illustrer votre mémoire technique
L’outil IA de Canva intègre des fonctionnalités d'Intelligence Artificielle pour la création de visuels attrayants. Cette capacité peut être exploitée pour créer des graphiques et des présentations qui complètent votre mémoire technique, rendant la soumission visuellement plus attrayante.
Connaître les bons outils d’intelligence artificielle pour améliorer sa réponse aux appels d’offres, c’est bien, mais concrètement : comment on fait ?
Analyser un Règlement de Consultation avec l'Intelligence Artificielle
En tant que conseillers en appels d'offres, nous avons bien conscience que la lecture approfondie de tous les documents qui composent le Dossier de Consultation des Entreprise peut être chronophage et rébarbative. L'IA peut vous donner un petit coup de pouce en synthétisant les fichiers que vous lui soumettrez. Pour cela, il vous suffit de :
- sélectionner votre fichier
- le faire glisser pour le déposer dans la fenêtre de ChatGPT ou PALM 2
- formuler votre demande à l'IA
Vous pouvez par exemple :
- obtenir un premier aperçu résumé du CCTP (Cahier des Clauses Techniques et Particulières) pour savoir en un clin d'œil si cet appel d'offres est pertinent pour vous ou non
- demander à l'outil de votre choix de résumer les exigences de l'acheteur pour intégrer une compréhension des besoins dans votre mémoire technique
Pour ne manquer aucune information importante, nous vous conseillons tout de même de lire le cahier des charges avec attention une fois que vous décidez de soumissionner.
Créer une procédure à intégrer à votre mémoire technique grâce à l’IA
Pour départager les candidats à l’appel d’offres, l’acheteur vous évaluera le plus souvent en fonction du prix, mais aussi de la technique. Les sous-critères de notation technique peuvent inclure la description de votre méthodologie ou de vos procédures par exemple.
Voici comment procéder :
Prenons l’exemple le plus concret : ChatGPT 4 et Canva ! Disons, à tout hasard, que vous souhaitez créer une procédure, sous forme graphique, pour contacter une société qui vous accompagnera dans la réponse aux appels d’offres avec l’IA. (Vous pourrez bien sûr réutiliser cette méthode pour créer toute autre méthodologie ou procédure.)
Première étape : donnez le Prompt à ChatGPT
Pour que ChatGPT comprenne ce que vous attendez de lui, il faut lui expliquer le plus clairement et précisément possible ce qu'il doit faire. Les consignes données à l'intelligence artificielle sont appelées "prompt". Voici donc notre prompt :
Ensuite, allez chercher l'outil Canva :
Suite à vos instructions, copiez la réponse obtenue, et rendez-vous dans la section « Explore GTP’s » en haut à gauche de votre écran, puis tapez "Canva" dans la barre de recherche :
Vous pouvez maintenant coller votre procédure au GPT de Canva en lui demandant de le mettre sous forme de graphique.
Canva pourra vous proposer plusieurs styles ou « Templates » correspondants à votre demande. Voici ci-dessous la réponse de Canva, avec la proposition de divers Templates. Prenons le premier pour notre exemple !
Pour la dernière étape, c'est à votre tour de travailler 😉 ! Il ne vous reste plus qu'à remplir le Template à partir de la méthodologie créée par Chat GPT. Et en 5 minutes (quand vous aurez un peu d’entraînement), vous obtiendrez votre procédure percutante et structurée, prête à intégrer votre mémoire technique !
Reprenons donc ce Template pour créer notre procédure graphique :
votre expertise est indispensable pour optimiser l'utilisation de l'IA dans votre appel d'offres
Tout ça c'est bien beau, mais il ne faut pas oublier que l'intelligence artificielle ne remplacera pas le bon sens et la créativité des humains ! En effet, malgré les avancées de l'IA, l'expertise humaine reste irremplaçable. La combinaison de ces outils avec le savoir-faire d'un conseiller (au hasard) Simply'AO peut aboutir à des propositions de haute qualité. La matière grise est essentielle pour interpréter les nuances de l'appel d'offres, pour personnaliser la réponse, et pour assurer que le mémoire technique respecte non seulement les exigences techniques, mais qu'il soit également présenté de manière à résonner avec les acheteurs décisionnaires.
Eh oui ! Par exemple, est-ce que vous auriez pensé à vous servir de l’IA de cette manière sans Simply’AO ? Sans doute pas … C’est donc pareil pour vos appels d’offres, faîtes nous confiance et vous ne serez pas déçus !
En conclusion : l’IA c’est bien, avec Simply’AO, c’est mieux !
L'utilisation optimisée de l'IA dans la réponse aux appels d'offres offre des possibilités vastes et variées, permettant aux entreprises de se démarquer dans un environnement compétitif. Toutefois, pour maximiser vos chances de succès, n’hésitez pas à combiner ces outils avec votre expertise, créant ainsi une synergie entre la technologie de pointe et l'intelligence créative et stratégique.
En adoptant cette approche, vous pourrez non seulement améliorer votre efficacité et qualité de réponse mais également vous aligner sur les tendances de l'innovation et de la transformation numérique (vous n’y échapperez pas de toute manière, autant prendre les devants !).
A propos de l'auteur
Depuis que j'ai rejoint Simply'AO en tant qu'adjointe de direction, mon quotidien est rythmé par une mission que je prends très à cœur : accompagner les chefs d'entreprise dans leurs réponses aux appels d'offres. Mon objectif ? Les aider à y voir plus clair, pour qu'ils puissent non seulement augmenter leur chiffre d'affaires mais aussi comprendre ce processus complexe qui peut souvent sembler insurmontable.
Ma formation en stratégie commerciale et communication m'a bien préparée pour ce rôle, mais je dois avouer que chaque jour est une nouvelle découverte. J'aime penser que ma passion pour la relation client et mon intérêt pour la création me permettent de rendre mes conseils pratiques et mes articles de blog accessibles. Chaque article est pour moi l'occasion d'explorer un nouveau sujet, de défaire une complexité de plus, et j'espère, de rendre les marchés publics un peu plus faciles pour quelqu'un d'autre. 😊
écrit le 08/04/2024
Sophie
Sophie