Quand elle émet un appel d’offres, une entreprise (publique ou privée) dévoile qu’elle est à la recherche d’un prestataire pour répondre à un besoin de services, d’achat de fournitures ou de réalisation de travaux. Une belle opportunité ! Dans ce guide complet, nous allons vous donner des conseils concrets pour savoir comment répondre à un appel d’offres.
Pour bien répondre aux marchés publics ou aux appels d’offres privés, il est nécessaire d’appliquer quelques bonnes pratiques et de valider les 8 étapes ci-dessous.
Suivez le guide et devenez incollable pour répondre aux appels d’offres
Répondre aux appels d’offres est avantageux pour les entreprises. C’est une belle référence à ajouter à votre portefeuille client, et une source de revenus fiable et pérenne.
Il existe 3 manières d’accéder à des appels d’offres :
Il s’agit des marchés lancés par un acheteur public, dont le budget est au-dessus des seuils européens. Le formalisme de cette procédure est le plus contraignant pour l’acheteur.
Grâce aux MAPA (marchés publics à procédure adaptée), les acheteurs publics peuvent trouver des fournisseurs pour leurs marchés à budget moins élevé. Ces procédures sont un peu moins contraignantes pour eux.
Côté candidats, les marchés à budget de moins de 40.000€ (sans publicité ni mise en concurrence) sont également plus accessibles : ils peuvent être détectés via la veille et aussi via un bon travail de réseautage auprès des acheteurs publics.
Comme ils sont lancés par des entreprises privées, ce sont elles qui fixent les règles du jeu. Renseignez-vous directement auprès du commanditaire privé pour savoir quelles sont ses attentes.
A lire à ce sujet :
Suivez ces 8 étapes simplissimes pour répondre aux marchés publics.
Gagnez du temps en consultant notre frise chronologique !
Comme vous êtes arrivés ici, vous avez déjà mis en œuvre l’étape 1 : et oui, répondre aux appels d’offres ne s’improvise pas !
Se préparer à répondre aux appels d’offres signifie : avoir une connaissance correcte du domaine des marchés publics, savoir quelles sont les étapes à suivre, réunir les documents nécessaires pour votre candidature, etc.
Mais surtout, vous devez appliquer les bonnes pratiques qui augmenteront vos chances de succès. Et c’est la spécialité de Simply’AO : Suivez nos conseils ci-dessous !
Avant même de candidater à un appel d’offres, il est essentiel de vous assurer que vous répondez aux critères essentiels :
Il définit librement ses conditions : renseignez-vous auprès de l’entreprise.
Il existe des conditions d’accès générales pour répondre à un appel d’offres, et des critères spécifiques en fonction du type de marché auquel vous souhaitez répondre :
Le code des marchés publics garantit la liberté d’accès à la commande publique, de même que l’égalité de traitement des candidats.
L’acheteur public peut aussi demander d’autres données à propos :
Consultez avec minutie les documents de l’appel d’offres, vous aurez une idée claire des conditions d’accès et des documents exigés.
Il existe des entreprises, comme Simply’AO, spécialisées dans l’accompagnement des candidats aux appels d’offres.
Nous sommes présents dès le début, depuis la recherche d’appels d’offres jusqu’à la validation de votre candidature. Et nous sommes experts en rédaction de mémoire technique.
Vous pouvez suivre des formations sur la thématique des appels d’offres. Pour commencer, envisagez une formation pour comprendre les appels d’offres et savoir se positionner.
Une fois à l’aise, vous pouvez maximiser l’impact en suivant une formation sur la rédaction d’un mémoire technique gagnant dans le cadre d’un appel d’offres public ou privé.
Vous avez peu de ressources à consacrer à vos réponses aux appels d’offres ? Envisagez d’avoir recours à un conseil externe. Chez Simply’AO, nous lions le conseil stratégique et les actions concrètes en réalisant, pour vous ou avec vous, l’ensemble du processus, mémoire technique compris.
Notre objectif ? Vous donner les moyens de préparer une offre convaincante.
En effet, répondre à des appels d’offres n’est pas toujours simple, notamment pour les PME et TPE. Les aspects administratifs du processus peuvent être difficiles à appréhender. La transmission en ligne du dossier de candidature et la signature électronique sont parfois de vraies aventures.
Former ses équipes est une bonne idée, mais si leur temps est limité, il faut envisager de maximiser l’impact en faisant appel à un expert en appel d’offres.
Vous avez besoin d’aide pour vos appels d’offres ? Contactez-nous !
Pour aller plus loin :
Détecter un ou plusieurs avis d’appels d’offres intéressants pour votre entreprise est l’étape-clé : c’est celle qui lance vos actions de candidatures aux marchés publics !
Mettez le pied à l’étrier en suivant cette méthodologie :
À l’aide d’un moteur de recherche comme Google, cherchez par exemple “marché public” [secteur d’activité de votre entreprise].
L’objectif est de comprendre quels sont les appels d’offres qui correspondent à votre entreprise. Lisez le titre et le descriptif, puis mettez-les de côté au sein d’un dossier, afin d’en faire l’analyse par la suite.
Quand vous aurez identifié une dizaine d’appels d’offres intéressants, prenez note des mots-clés importants dans le titre et dans le descriptif.
Comment les acheteurs du domaine public décrivent les produits et activités dont ils ont besoin ?
Est-ce que vous utilisez les mêmes mots-clés dans votre discours commercial ?
Les besoins des acheteurs publics ont été décrits, classés et organisés dans un document unique. Chaque besoin est représenté sous forme d’un code CPV (Common Procurement Vocabulary), utilisé au niveau européen. Vous trouverez ce code dans le descriptif du marché public.
Notez tous les codes CPV qui vous intéressent : ils vous serviront à créer des alertes sur les différents outils spécialisés pour détecter des intentions d’achat de la commande publique.
La liste des mots-clés et des codes CPV vous aidera à vous rapprocher de l’exhaustivité. Ainsi, vous ne manquerez pas de marchés importants !
Sur les outils de recherche d’appels d’offres, il existe plusieurs options de filtrage de vos recherches :
Une fois les appels d’offres identifiés, soyez attentifs :
Ces informations sont essentielles : elles vous permettent de savoir si vous pouvez répondre à l’appel d’offres.
Il existe 2 manières d’organiser sa veille :
Votre source d’information principale se trouve sur les sites officiels : BOAMP et TED / JOUE. C’est ici que vous trouverez une grande partie des marchés publics, tous budgets, tous types et toutes procédures confondues.
Une fois vos alertes activées sur ces sources, nous vous invitons à faire le tour des sites web qui publient des MAPA (marchés publics à procédure adaptée), plus accessibles aux TPE-PME. Commencez par vérifier si les institutions publiques de votre zone géographique disposent d’un site dédié aux appels d’offres.
Pour Simply’AO qui se situe en Bourgogne, il est possible de consulter les avis locaux sur la Plateforme des marchés publics de la région Bourgogne Franche-Comté - Territoires Numériques https://www.ternum-bfc.fr
Autre astuce, allez directement sur le site web d’un acheteur public avec lequel vous aimeriez travailler. Il est fort probable qu’il y publie des appels d’offres directement.
Il existe de nombreuses autres sources :
Les efforts à déployer dépendront de vos objectifs : souhaitez-vous répondre aux marchés publics au niveau local, national ou européen ? Souhaitez-vous cibler certains projets en particulier, ou même des acheteurs publics spécifiques ? (par exemple, ne travailler qu’avec des centres hospitaliers).
Organiser votre veille sur les marchés publics va vous amener à devoir gérer un volume de données important : beaucoup d’avis sont publiés chaque semaine !
Pour suivre sans effort les annonces qui vous intéressent et leurs échéances, dotez-vous d’un outil de gestion de projet comme Trello, Notion .so, etc.
L’appel d’offre se compose de l’AAC (avis d’appel à la concurrence), mais également d’autres documents (cahier des clauses techniques, règlement, etc.). Quel est le document le plus important d'un appel d'offres ? Il n'y en a pas ! Ils ont tous leur importance car chacun vous apportera des informations essentielles, qu'il faut à tout prix consulter. Ces documents vous donneront toutes les informations utiles pour réaliser une candidature qui sera lue… et, espérons-le, choisie !
Pour accéder aux documents de l’appel d’offre, téléchargez le DCE (Dossier de Consultation des Entreprises), via l’adresse de téléchargement indiquée sur l’annonce de marché public.
Dans cet article, nous décrivons les éléments qui constituent le DCE. Nous expliquons également comment faire l’analyse des informations contenues dans le dossier : “Comprendre le Dossier de Candidature des Entreprises dans un appel d'offres publics”
Pour évaluer votre candidature, l’acheteur public s’appuie sur des critères préalablement définis. Vous pouvez les identifier en lisant attentivement les documents de la consultation. Pensez aussi à entamer une discussion avec les acheteurs publics, avant de répondre aux appels d’offres, afin de mieux comprendre leurs besoins et leurs attentes.
Pour cela, vous pouvez leur poser des questions sur le profil acheteur, pendant les consultations. Attention, les questions et les réponses sont partagées pour toutes les entreprises qui ont demandé à recevoir les échanges avec l'Acheteur (principe de transparence de la commande publique).
Les critères varient en fonction du marché et des exigences : le prix et la qualité des produits et services, la capacité technique et l’expérience du candidat, les garanties proposées, les délais de livraison, la conformité des produits, la sécurité, etc.
Les engagements RSE peuvent également faire partie des informations prises en compte pour choisir un candidat.
Votre dossier devra se composer des éléments, demandés par l’acheteur, et dûment renseignés, mais également d’un mémoire technique. Celui-ci permet de présenter votre offre, les ressources que vous mettrez à disposition pour la réalisation de la prestation et de tout élément utile pour permettre au commanditaire d’évaluer votre proposition.
Nous avons consacré un article entier à ce sujet, avec un exemple détaillé :
Ici, il est important de suivre les recommandations de l’acheteur. Sinon, votre offre ne sera pas prise en compte !
Il est obligatoire de déposer une candidature dématérialisée. Il faudra donc enregistrer votre réponse par voie électronique, sur une plateforme de dématérialisation des marchés publics. Vous devrez donc créer un compte sur cette plateforme, et très probablement créer une signature électronique.
Anticipation est le maître mot : dès la lecture du DCE, identifiez rapidement les moyens de dépôt de votre offre afin de ne pas être surpris au moment où vous finaliserez votre dossier.
Parfois, l’acheteur décide d’organiser une soutenance orale. Celle-ci offre aux candidats une chance de défendre en direct leur offre.
Pour en savoir plus : Nous vous invitons à consulter l’article que nous avons consacré à ce sujet :