2.1.2 Méthodologie, cahier des charges et visite de site : comment l’utiliser pour se démarquer des concurrents
Parfois la visite de site n’est pas obligatoire dans le cadre d’un appel d’offres publics. Nous vous recommandons de faire systématiquement la visite de site lorsque cela est possible. Cela vous permettra d’appréhender les contraintes techniques et de les mettre en évidence au sein de votre méthodologie.
Ce point est très important si vous souhaitez vous démarquer de vos concurrents et pourra vous permettre de marquer plus de points !
Pour les marchés de fournitures, de services ou les marchés de construction neuve, il n’y aura probablement pas de visite de site à effectuer, cela va de soi pour les constructions neuves. Dans ce cas-là, vous aurez toujours un cahier des charges, aussi appelé CCTP dans les appels d’offres publics. Notre conseil est de prendre le temps de bien lire votre cahier des charges, de préférence avec une personne technique, une personne opérationnelle qui est en charge de délivrer la prestation promise. Cette analyse vous permettra de dégager les points importants à mentionner dans votre méthodologie.
2.1.3 Questions à l’acheteur : un levier clé pour améliorer votre méthodologie
Il arrive bien souvent qu’il y ait des incohérences dans les cahiers des charges. Dans ce cas-là, il faut questionner l’acheteur le plus tôt possible afin qu’il ait le temps de faire le relais avec le bureau d’étude qui a à travailler sur le CCTP.
La question posée et sa réponse seront apportées à tous les candidats dans le cadre d’un appel d’offres publics. C’est l’un des grands principes de la commande publique : l’équité entre les candidats.
2.1.4 Discordance entre critères de notation et méthodologie : comment réagir ?
Parfois, il y a une discordance entre les critères de notation et le mémoire technique à fournir. Dans ce cas là aussi, il est important de poser la question à l’acheteur afin qu’il puisse apporter les correctifs nécessaires. Cela peut vous permettre d’obtenir un délai de réponse complémentaire et de voir la date limite de réception des offres (DLRO) repoussée.
2.1.5 Annexes et méthodologie : comment les utiliser pour un mémoire technique plus lisible
Dans le cadre des appels d’offres publics, il est parfois plus judicieux d’apporter des annexes en lieu et place d’alourdir votre mémoire technique. Par exemple, si vous avez besoin de fournir des fiches techniques, si vous y faites références dans votre chapitre méthodologie, cela ne sert à rien de les insérer au sein de la méthodologie. Cela viendra « couper » la lecture et alourdir votre document. Faites une annexe, avec toutes vos fiches techniques et vous pourrez ainsi faire des renvois ; cela rendra votre mémoire technique plus lisible.
Les annexes peuvent aussi permettre de donner des explications techniques plus pointues, par exemple si vous souhaitez détailler une « sous-étapes » de production.
2.1.6 Questions techniques post-visite : comment affiner votre méthodologie après la visite de site
Lorsqu’il y a une visite, normalement, nous ne pouvons pas poser de question dans le cadre d’un appel d’offres publics. De plus, il y a parfois des questions qui arrivent après la visite de site. Il ne faut pas hésiter à interroger l’acheteur via le pouvoir adjudicateur. Attention toutefois aux délais pour poser les questions, il y a une date à partir de laquelle vous ne pourrez plus poser de question (5 à 7 jours avant la date de limite de réception des offres).
