Comment créer un dossier de références solide pour candidater aux appels d’offres ?

Si les marchés publics sont un excellent moyen de développer son entreprise, il n’est pas toujours facile de réussir à tirer son épingle du jeu dans la jungle des appels d offres. Il faut non seulement apporter une proposition convaincante à l’acheteur, mais également prouver que vous êtes une entreprise fiable et solide. Pour cela, les acheteurs publics demandent aux candidats de leur fournir des moyens d’attester de leurs capacités financières, techniques et professionnelles. Parmi ces moyens de preuve, les références sont un élément incontournable de l’offre et de la candidature aux marchés publics.

Ainsi, Simply’AO vous explique tout sur les références dans les appels d’offres.

Vous l’aurez compris, l’acheteur peut vous demander de présenter vos références de différentes manières en fonction des informations qu’il souhaite obtenir. Avant de commencer votre réponse à l’appel d’offres, lisez attentivement le chapitre consacré aux critères de notation dans le Règlement de Consultation pour construire votre mémoire technique. Respectez les demandes de l’acheteur pour maximiser vos chances de remporter le marché et présentez vos références de façon cohérente avec ses attentes.

Le tableau récapitulatif des références
 

Si l’un des critères du RC stipule que vous devez fournir la liste exhaustive de vos références pour les 3 dernières années, nous vous conseillons de présenter vos références sous forme de tableau. Cela facilitera la lecture par l’acheteur. Créez plusieurs colonnes incluant :

1. Le nom du client
2. L’année de l’exécution du marché
3. Les lieux d’exécution
4. Le type de client privé/public
5. La nature des prestations réalisées
6. Le montant des prestations
7. Les coordonnées du contact

Etude de cas
 

Il peut être judicieux d’inclure des études de cas dans votre mémoire technique. C’est l’occasion de mettre l’accent sur l’un des marchés que vous avez réalisé avec succès, pour prouver à l’acheteur que vous possédez l’expérience nécessaire pour mener à bien son marché. Vous devez démontrer que vous êtes force de proposition pour répondre à n’importe quelle problématique client.

Choisissez avec précaution le marché que vous souhaitez mettre en valeur. Cela peut être :

• Le marché qui possède le plus de similitudes avec l’appel d’offres auquel vous répondez
• Le plus gros challenge que votre entreprise a relevé
• Le contrat au montant le plus conséquent
• La collaboration avec une entreprise de grande renommée
•  …

Vous pouvez choisir d’inclure 1 à 4 études de cas, en fonction du dossier de consultation.

Mettez en valeur les besoins du client, les difficultés qu’il rencontrait, ce que vous avez mis en place pour lui venir en aide, et les résultats obtenus. Si vous le pouvez, incluez des preuves tangibles de la réussite de votre travail. Par exemple, si vous avez fourni des prestations de maintenance, présentez un graphique montrant la baisse du nombre d’incidents au fil du temps.

Cette méthode de présentation de vos références est particulièrement adaptée pour les marchés pour lesquels l’acheteur attend une proposition personnalisée comme un appel d’offres pour des diagnostics, l’aménagement d’un espace, des solutions de surveillance, de la communication / marketing…

L’importance des photographies
 

Ensuite, les photographies représentent un autre moyen de preuve tangible de vos expériences professionnelles. Elles vous permettront d’illustrer clairement vos capacités professionnelles et participeront à aérer le mémoire technique. Indiquez toujours en légende qu’il s’agit de vos réalisations, et prenez soin de faire des photographies de qualité, pour mettre en valeur votre travail.

Les photographies sont indispensables dans les domaines de la construction, gros œuvre, communication, évènementiel, design…

Les attestations clients
 

Comme nous l’avons évoqué précédemment, il existe plusieurs types d’attestations requises par les acheteurs :

• Les attestations de bonne exécution de contrat
• Les attestations de satisfaction des clients
• Les lettres de recommandation
•   …

Dans tous les cas, vous pouvez préparer une fiche-type et la soumettre à vos anciens clients afin de recueillir un maximum de références. N’attendez pas le dernier moment pour demander un retour à vos clients. Lorsque vous serez occupés à répondre à un appel d’offres avant la date limite, vous aurez déjà de nombreuses choses en tête et relancer vos clients pour obtenir leur retour ne sera pas l’une de vos priorités. Prenez l’habitude de faire remplir ce document pour chacun de vos futurs contrats afin d’étoffer votre dossier de références et pour qu’il soit à jour.

Dossier de presse
 

Enfin, si un média a déjà parlé de vous (en bien, de préférence 😉), n’hésitez pas le mentionner dans votre mémoire technique ! Cela renforcera la crédibilité de votre entreprise aux yeux de l’acheteur. En présentant des articles de presse qui mettent en valeur vos réalisations, compétences et expertise, l’acheteur pourra potentiellement comprendre que votre entreprise est reconnue dans son domaine d’activités. Vous pourrez attirer l’attention de l’acheteur sur votre proposition et ainsi vous différencier de la concurrence.

Dans le mémoire technique, reprenez le titre de l’article vous mentionnant, faites un résumé de son contenu et donnez le lien vers la version web du journal. N’oubliez pas d’inclure une capture d’écran du média pour apporter un visuel.