Lors d’un précédent article nous avions traité le sujet de la veille sur les appels d’offres publics. Aujourd’hui nous allons traiter le sujet du ciblage qui est le premier jalon de votre stratégie de réponse aux appels d’offres. Il est primordial de mettre en place une stratégie adaptée lorsque vous répondez aux appels d’offres si vous souhaitez les gagner.
Une fois que vous aurez effectué une pré sélection des appels d’offres qui semblent intéressants pour votre entreprise, il sera nécessaire de lire plus attentivement les éléments du DCE (Dossier de Candidature des Entreprises). Commencez par le règlement de consultation ; ce document, également appelé RC règlemente l’appel d’offres en question. Il est accessible gratuitement, directement depuis le profil acheteur, là où déposerez également votre offre.
Le RC est un document relativement court, en général moins de 10 pages et c’est lui qui fixe les règles de l’appel d’offres. Il vous indiquera des éléments importants comme :
Lorsque vous perdez un appel d’offres, vous pouvez obtenir le détail de votre notation pour chacun des critères et sous critères mentionnés au RC. En revanche, une fois le courrier de refus réceptionné, vous avez un délai, généralement de 11 jours pour effectuer votre demande de détails.
Si nous reprenons chacun des points ci-dessus, comment les « utiliser » afin de bien choisir ses appels d’offres.
Il est extrêmement important de noter la date limite de réponse à l’appel d’offres. En effet, si vous détectez tardivement un appel d’offres, il faudra estimer votre capacité afin de vous organiser pour répondre à un appel d’offre. S’il vous reste une semaine pour répondre, il sera très compliqué de préparer une réponse sérieuse pour le marché ciblé. De plus, lorsqu’il y a une visite de site à réaliser, il faut également vérifier que les dates de visite ne sont pas dépassées. Si vous dépasser le délai de réponse, et plus précisément l’heure de dépôt, votre candidature ne sera pas analysée.
Une réponse en urgence dans le cadre d’un marché public ?
Il est important de regarder la procédure utilisée par l’acheteur pour son marché. Un marché multi attributaire peut augmenter vos chances de succès dans l’appel d’offres. De même pour un appel d’offres restreints, puisque le nombre de candidats sera limité. Identifiez le type d’appel d’offres et la procédure utilisée par l’acheteur.
Le montant de l’appel d’offre est un bon indicateur. Si vous réalisez 80 000 € de CA, est-ce qu’il est judicieux de se positionner sur un appel d’offres qui est estimé à 200 000 € par an ? Pour nous la réponse est non. Il peut y avoir des exceptions, notamment sur les marchés innovants ou si vous proposez une solution qui vous permet de proposer une offre alternative (si variante autorisée), mais dans la majorité des cas faites attention au montant de l’AO.
Il arrive parfois que le budget ne soit pas adapté, car pas rentable pour vous, dans ce cas-là, ne perdez pas votre temps, laissez la place à ceux qui bradent au détriment de la qualité.
La durée du marché est également un bon indicateur pour les marchés récurrents.
Vérifiez que vous disposez des capacités demandées par l’acheteur dans son règlement de consultation. S’il vous est demandé de réaliser un CA minimum de 3 millions d’€ afin de participer au marché, alors il ne sert à rien de postuler. Il arrive qu’une certification soit également demandée, afin de pouvoir participer, de la même façon, ne perdez pas votre temps : étant donné que vous ne remplissez pas les capacités minimums de participation, votre offre ne sera pas analysée. Si votre entreprise aux critères demandées, cela peut également être un avantage pour votre entreprise ! Plus il y a de « barrières » à l’entrée, moins il y a de candidats.
Lorsque l’on vous demande les bilans sur les 3 dernières années, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas gagner des appels d’offres. Nous avons des exemples de succès avec des sociétés créées il y a 1 an !
Faites un check list des éléments à fournir que vous cocherez une fois votre dossier terminé afin de vérifier sa complétude. Cette check-list vous permettra d’anticiper la préparation de celui-ci et de récupérer des éléments qui ne sont peut-être pas disponible à l’instant T, par exemple : l’attestation fiscale, l’attestation URSAAF, les diplômes et certifications de vos équipes, etc. Sur la majorité des appels d’offres, une partie des éléments administratifs ne sont à fournir que par l’attributaire 😉
Il faut faire preuve de bon sens et interpréter les critères de notation en fonction de vos capacités. Par exemple, lorsque le critère prix est plus important que le critère technique, il peut être judicieux de vous positionner. Si vous avez que des grands groupes en face de vous, votre prix de vente sera inférieur, puisque vos frais de structure sont moins importants dans une PME.
Autre exemple, vous avez un fournisseur au niveau européen qui vous permet d’avoir des prix de matériaux moins élevés que vos confrères, alors il peut être judicieux de vous positionner.
Lorsque la note technique est plus élevée que le prix, il faudra que toute votre expertise soit correctement traduite sur votre mémoire technique ; c’est ce que nous faisons tous les jours chez Simply’AO 👇
Les tableaux de prix sont des éléments qui vous permettront, bien souvent, de comprendre rapidement les besoins du cahier des charges. Lorsqu’ils sont bien détaillés, ils permettent de gagner du temps et d’avoir une première visualisation du marché. Certains de nos clients nous ont avoué qu’ils regardaient les tableaux de prix avant tout autre analyse pour voir l’étendu du marché. Nous utilisons également cette technique avant de nous plonger dans le RC pour certains marchés. Les tableaux de prix doivent être analysés relativement tôt, puisque s’il y a des erreurs dessus, il faudra poser la question à l’acheteur rapidement, avant que le délai pour poser des questions ne soit dépassé. Si vous remarquez une erreur 2 jours avant le dépôt et que vous ne pouvez pas renseigner le tableau pour incohérence, vous ne pourrez pas le modifier vous-même sous peine de risquer une élimination.
Le cahier des charges est généralement plus long que les deux documents précités, mais vous devez le lire pour prendre la décision de répondre à l’appel d’offres ou non. Une fois les éléments précédents analysés, survolez le CCTP dans un premier temps pour aller plus vite. L’objectif pour vous actuellement est de prendre une décision, répondre ou non à l’appel d’offres. Si vous faites le choix de répondre au marché en question, il faudra alors prendre un peu plus de temps pour analyser plus en détail le CCTP. Lors de l’étape de production de votre offre, il sera également de lire les « conditions juridiques » du contrat à travers le CCAP.
Il faut faire ce travail afin de ne pas répondre à « tout ce qui passe ». Le risque, lorsque l’on répond à tous les appels d’offres qui passent est tout simplement l’épuisement professionnel ! Vos réponses seront de moins en moins qualitatives et les échecs se succédant, vous ne serez plus motivés pour répondre aux appels d’offres. En sélectionnant vos appels d’offres, vous vous positionnerez sur des marchés où vos chances de succès seront plus grandes. Ce travail vous permettra donc d’augmenter votre taux de succès dans les marchés publics, à conditions de personnaliser chacune de vos réponses !
Chez Simply’AO, nous aidons nos clients à sélectionnez, répondre et gagner des appels d’offres, contactez-nous sans attendre pour en discuter !
👷♂️ Depuis mon enfance je baigne dans l'entreprenariat ! 👨👩👧👦 Ma vie c'est la PME familiale dans un premier temps, qui m'a appris la valeur travail, puis je suis tombé dans le monde des appels d'offres 📂. Ingénieur Commercial pendant 5 ans, mon métier était de tout mettre en oeuvre pour gagner des parts de marché 💹.
Aujourd'hui, j'accompagne des Chefs d'Entreprises pour les aider à gagner des appels d'offres 🤑. Ce que j'aime avant tout, découvrir des hommes et des femmes passionnés par leur métier, toujours pris par le temps et plus intéressants les uns que les autres 💡.📱Votre business m'intéresse, contactez moi pour en discuter