Appels d’offres privés : comment négocier votre contrat

Rencontrez les parties prenantes :

Pour préparez votre réponse à l’appel d’offres, il est essentiel d’aller à la rencontre de vos interlocuteurs. Prenez rendez-vous avec le responsable technique et l’acheteur en charge de l’appel d’offres.

·         Cela vous permettra dans un premier temps de poser toutes vos questions et de saisir au mieux leurs exigences, leurs valeurs, leurs contraintes également.

·         Entretenez une bonne communication avec le donneur d’ordres. Plus vous échangez avec votre potentiel client, plus vous pouvez obtenir d’informations afin d’affiner votre proposition. Vous serez ainsi capables d’apporter un mémoire technique sur mesure qui vous différenciera de vos concurrents pour vous positionner parmi les meilleurs soumissionnaires.

Le conseil de Simply’AO : si certaines conditions juridiques de l’appel d’offres vous semblent primordiales à négocier, n’attendez pas de remporter le contrat et parlez-en directement avec les parties prenantes. Vous pouvez évoquer le sujet avant même le début de l’appel d’offres.

• Cela évitera à l’acheteur de se sentir « au pied du mur » une fois l’appel d’offres attribué.
• De votre côté, vous éviterez peut-être de perdre un temps précieux à répondre à l’appel d’offres, au cas où vos conditions ne soient pas du tout envisageables pour le donneur d’ordres.
• Enfin, le fait de prendre les devants et d’aborder la négociation juridique attestera de votre sérieux. L’Acheteur comprendra que vous maîtrisez le sujet et vous gagnerez en crédibilité !

Analysez le contrat qui sera signé après l’attribution de l’appel d’offres :

La deuxième étape d’une bonne négociation est l’analyse du contrat et du cahier des charges. Cela peut sembler naturelle, mais beaucoup d’entreprises ne le font pas, nous vous recommandons donc, à minima :

-          D’analyser le contrat commercial ! Il prime souvent sur le cahier des charges en cas de contentieux et stipule clairement les conditions du contrat. Il faut prendre le temps de lire le contrat dès que possible.

-          D’analyser le cahier des charges : en effet, il est important de bien saisir les termes et conditions stipulés dans le Cahier des Charges avant de négocier efficacement. Si certains aspects vous semblent flous, n’hésitez pas à demander des précisions aux différentes parties prenantes de l’appel d’offre ; le responsable technique et l’acheteur.

Analysez la concurrence présente sur l’appel d’offres :

Ayez une vision globale du marché et de vos concurrents pour comprendre la marge de manœuvre dont vous disposez et pouvoir adapter vos arguments en conséquence. Le risque si vous négociez trop sévèrement (notamment sur les prix) avant la signature du contrat est que l’acheteur pourra se tourner vers un de vos concurrents plus flexible.

Cependant, n'hésitez pas à vous différencier des autres candidats à l'appel d'offres en proposant des solutions alternatives et innovantes. Cela pourra faire pencher la balance en votre faveur !

Définissez vos objectifs :

Définissez clairement vos objectifs à atteindre grâce à cette négociation. Priorisez les clauses sur lesquelles vous devez absolument trouver un accord. Vos objectifs doivent être réalistes et satisfaisants pour vous mais aussi pour l’acheteur, si vous voulez avoir une chance qu’il accepte vos conditions. Si vous disposez d’un service juridique, c’est formidable, sinon cherchez de l’aide.

Demandez à votre conseil de vous présenter les termes qui sont inacceptables et qui doivent être négociés systématiquement. Quelques exemples vus sur des appels d’offres privés :

• La triple sanction : pénalité financière + non-paiement des marchandises ou services + rupture du contrat
• L’obligation de résultat qui ne présente pas les résultats 😊
• Absence de clause en cas de force majeur
• Possibilité de résilier le contrat à tout moment, sans motif et sans contrepartie financière
• Etc.

Ces critères sont bien souvent facilement identifiables, il suffit de lire le contrat.

Les points de négociation varieront en fonction de la nature et de l'objet des contrats. Bien sûr, certains éléments tels que les normes de l'industrie ou les dispositions légales ne seront pas modifiables. Nous pouvons cependant recenser plusieurs leviers de négociation possibles : 

Négocier le prix et la durée du contrat après l’appel d’offres

• Après vous être engagé à fournir un bien ou service à l'acheteur, tenter de négocier le prix trop rapidement pourrait être perçu négativement car vous vous êtes déjà engagé sur vos tarifs. Cependant, il arrive que le coût des biens et services augmente radicalement d'une année sur l'autre, en cas de forte inflation par exemple. En ayant signé un contrat sur plusieurs années, vous perdriez alors de l’argent. Il est ainsi possible de négocier une revalorisation des tarifs pour être plus en phase avec l'évolution du contexte économique. Veillez à ne pas revenir  sur les accords passés avec le donneur d'ordres, pour ne pas nuire à votre crédibilité et votre image dans le secteur d'activité.
• Par ailleurs, certaines modalités comme les frais de déplacement, les tarifs horaires pour une partie spécifique de la prestation, les coûts de mise en œuvre... peuvent faire l’objet d’un ajustement.
• De plus, pendant la procédure de l’appel d’offres, vous pouvez tenter de négocier la durée du contrat ou encore les volumes. En augmentant ces deux paramètres, vous pourriez dégager des marges plus importantes.

Encadrer la notion de pénalité

Ce point est un peu délicat à négocier car cela peut laisser entendre que vous présagez déjà des retards ou un défaut dans la réalisation de vos prestations. Cependant, vous pouvez présenter l’encadrement des pénalités à l’acheteur comme nécessaire si sa clause de pénalité de retard est objectivement très stricte et que sa mise en exécution entraînerait des conséquences trop lourdes pour votre marché et votre société.

Définir les missions pour lesquelles vous êtes sous contrat

Ici, il ne s’agit pas de modifier l’objet de l’appel d’offres car il reflète le besoin de l’acheteur. Vous pouvez cependant affiner les tâches et responsabilités qui vous seront confiées, et définir les éventuelles parties du marché qui seront attribuées à un sous-traitant ou co-traitant, pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Cette négociation des missions du contrat pourra vous permettre de saisir clairement les attentes du client, en termes de qualité et de résultats attendus.

Pouvoir se retirer d’un marché qui n’est plus rentable

Nous l'avons vu à la suite de la pandémie mondiale, un marché rentable aujourd'hui ne le sera peut-être plus demain. En fonction des évènements mondiaux, le prix des matières premières peut flamber en quelques instants et entraîner de lourdes conséquences sur tout un secteur. Pour pallier cela, proposez à l'acheteur un indice sur lequel indexer vos prix, ou simplement la possibilité de vous retirer du marché s’il n’est plus rentable pour vous, et négociez les clauses de sortie.

Modifier les délais de paiement et livraison 

Les délais d’exécution du marché constituent un élément clé de la négociation entre l'acheteur et vous. Ils doivent être réalistes et réalisables.

Concernant les délais de paiement, ils peuvent varier considérablement d'un contrat à un autre, et surtout d'une entreprise à une autre. Assurez-vous que les modalités de paiement vous conviennent et qu'elles vous permettront de payer vos fournisseurs en temps voulus.

Avoir recours aux appels d’offres privés est un excellent moyen de remporter des contrats lucratifs. Cependant, ce n’est pas un exercice facile car cela implique de réussir à identifier les appels d’offres et d’arriver en tête des candidats. Enfin, il ne faut pas faire l’impasse sur la négociation du contrat avant et/ou après l’attribution du marché. Pour se faire, une bonne connaissance de l’appel d’offres et de son environnement, ainsi que des objectifs bien définis sont nécessaires. Vos leviers de négociation sont multiples mais il est important de prioriser les plus importants en fonction de votre profil et du marché. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter bonne chance !