L’idéal pour répondre à un appel d’offres en urgence est de posséder un mémoire technique générique tout prêt à adapter selon les caractéristiques du marché public. C’est l’un des services le plus plébiscité par les clients de Simply’AO.
On ne vous le répètera jamais assez, une des 10 règles d’or pour répondre aux appels d’offres est l’anticipation. Identifier un appel d’offres assez tôt maximise vos chances de produire une proposition de qualité, et donc de remporter l’appel d’offre. Il peut cependant arriver que nos clients veuillent se positionner sur un appel d’offres malgré un délai de réponse très court.
Mise en situation : Un lundi matin, vous consultez les avis d’appel à la concurrence et là, vous tombez sur l’appel d’offres que vous attendiez depuis des mois ! Oui mais voilà, cela fait longtemps que vous n’avez pas effectué votre veille sur les nouveaux marchés publics, il ne vous reste plus que deux semaines pour avant la Date Limite de Réception des Offres (DLRO). Pour un autre marché, vous auriez abandonné l’idée de répondre mais celui-ci est trop important, vous DEVEZ candidater.
Comment procéder pour répondre en urgence à un appel d’offres ? Méthodologie, organisation et astuces pour améliorer sa productivité, Simply’AO vous livre ses conseils.
Soyez rationnel face à la DLRO
Dans un premier temps, il faut se montrer réaliste et réfléchir de manière objective pour déterminer s’il est pertinent de se lancer ou non dans la réponse à cet appel d’offres. Avant de vous lancer à corps perdu dans le travail, demandez-vous :
- Quelle est la probabilité que vous réussissiez à boucler le dossier dans les temps impartis ?
Les candidats disposent généralement de 6 à 3 semaines entre la parution de l’appel d’offres et la date limite de soumission. Chez Simply’AO, nous estimons qu’un délai raisonnable pour commencer à répondre à un marché est de 3 ou 4 semaines avant la DLRO. Nous vous déconseillons de vous lancer à moins d’une semaine de la date butoir, à moins que vous disposiez déjà de la majeur partie des éléments de réponse et que le dossier de consultation soit très succinct.
- Si vous réussissez à répondre à l’appel d’offres dans les temps, quelle est la probabilité que vous remportiez l’appel d’offres ?
Il n’est jamais très agréable de travailler dans l’urgence, vous ou vos équipes vous apprêtez donc à passer quelques journées de travail peu plaisantes. Assurez-vous que le jeu en vaille la chandelle. Si la concurrence est très rude et que les bénéfices sont minces, il est peut-être préférable de vous abstenir.
Vous pouvez retrouver la liste des questions à se poser avant de répondre à un appel d’offres public sur notre site : https://www.simply-ao.fr/blog/les-questions-se-poser-avant-de-repondre-un-appel-doffres
Etablissez la liste des éléments à produire pour l’appel d’offres
C’est en travaillant dans l’urgence que l’on est le plus susceptible de commettre des erreurs. Or, vous le savez, les procédures d’appel d’offres étant très strictes, la moindre erreur ou oubli peut vous faire perdre l’appel d’offres.
Afin d’optimiser vos chances de remporter le marché public, établissez une liste de tout ce que vous devez faire dans le cadre de votre réponse à l’appel d’offre.
Vous pouvez utilisez le modèle de check-list ci-dessous pour lister :
- Tous les éléments à produire / à vérifier
- Les documents que vous possédez déjà,
- Les dates butoir pour la visite de site, les questions à poser à l’acheteur, les éventuelles informations ou documents à collecter auprès de vos collègues/clients, la DLRO …
Maximisez vos chances de tenir les délais en vous imposant des deadlines intermédiaires
Vous n’avez plus de temps à perdre. Listez les différentes tâches à accomplir et en attribuant des délais spécifiques à chacune d'entre elle. Cela vous permettra de vous situer dans l’avancement du dossier et de vous assurer que vous utilisez efficacement votre temps limité. Prévoyez également une marge de retard pour chaque tâche ou journée de travail.
Les étapes de votre réponse à l’appel d’offres sont :
- Analysez le DCE
- Si vous avez des questions à poser à l’acheteur, faites-le immédiatement. Vous pourrez avancer sur le dossier en attendant sa réponse. Les questions doivent être formulées au plus tard 8 à 10 jours avant la DLRO.
- Programmez la visite des lieux, le cas échéant. S'il s'agit d'une visite obligatoire à date imposée, assurez-vous qu'elle ne soit pas passée, sans quoi ce n'est pas la peine de candidater !
- Organisez le travail au sein de l’équipe
- Commencez votre réponse à l’appel d’offres (mémoire technique, formulaires et documents justificatifs à collecter)
- Vérifiez le dossier
- Déposez
Organisez votre temps de travail dans votre agenda jusqu’à la DLRO
L’économiste suédois Sune Carlson a écrit en 1951 « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Ainsi, il est préférable d’organiser votre temps de travail par plages horaires plutôt que de vous éparpiller dans plusieurs tâches différentes. Consacrez un ou deux créneaux dans la journée à la réponse de vos mails, appels… et laissez-les de côté pour vous concentrer sur une tâche à la fois le reste du temps.
Vous pouvez organiser vos créneaux de différentes manières en fonction de votre profil.
- Si vous êtes du matin, dédiez vos matinées à la rédaction du mémoire technique pendant 3 ou 4 heures afin d’avancer le plus possible, et réservez les tâches plus variées pour l’après-midi.
- Au contraire, si l’idée d’attaquer directement la journée par l’activité la plus énergivore du dossier de réponse à l’appel d’offres, commencez par ce qui vous plaît le plus et progressez en difficulté au long de la journée.
Faites l’inventaire des ressources existantes
En créant votre check-list, vous avez déjà dû réfléchir aux éléments existants que vous pourrez réutiliser pour votre appel d’offres. Utilisez le maximum de modèles et de ressources préexistantes dont vous disposez. Cette base de travail pourra vous aider à orienter votre proposition et vous fera gagner un temps précieux.
- Concrètement, si l’acheteur souhaite que vous détailliez votre méthodologie, utilisez les fiches reflexes de votre entreprise, des notices de produits, ou prenez comme base les mémos que votre collègue a créé pour le personnel en formation.
- Pour la mise en page de votre mémoire technique, utilisez les modèles prédéfinis dans votre logiciel de traitement de texte, ou réutilisez la mise en page déjà créée pour un autre dossier.
- Si vous devez traiter de vos engagements envers l’environnement, reprenez textuellement la charte environnementale de la société.
Parce qu’il faut savoir vivre avec son temps, vous pouvez utiliser l’intelligence artificielle pour obtenir une première version de votre mémoire technique. Nous vous déconseillons cependant de créer tout votre mémoire technique à partir de Chat GPT car non seulement l’Acheteur s’en rendra compte, mais le contenu ne sera pas de bonne qualité. Vous n’apporterez en effet aucune preuve et ne ferez que survoler les sujets.
Travaillez en équipe pour répondre à l’appel d’offres
Si la structure de votre entreprise vous le permet, partagez-vous le travail afin de gagner du temps. Assignez clairement les tâches à chacun en fonction de leurs domaines de compétences et assurez-vous que tout le monde comprenne les délais et les attentes. Gardez une marge de manœuvre avec les délais en prévoyant les éventuels retards de vos collègues.
Il n’est pas toujours facile de savoir quelles informations inclure dans votre proposition. Si vous éprouvez des difficultés à rédiger le mémoire technique, faites un brainstorming avec les membres de l’équipe plutôt que de rester bloqué sur un même chapitre.
Ensuite, utilisez les bons outils pour ne pas perdre de temps inutilement. Un rétroplanning défini jusqu’à la DLRO, ou l’utilisation d’un logiciel de gestion des tâches facilitera la coordination du travail de chacun et vous apportera une meilleure visibilité, afin de ne faire aucune impasse dans le cadre de votre appel d’offres !
Enfin, même si vous êtes pressé, prenez le temps de relire et faire vérifier votre dossier par une personne extérieure qui aura un regard neuf et identifiera plus facilement les erreurs.
Restez concentré
Pour travailler vite et bien, créez un environnement propice à la concentration :
Toujours en 1951, Sune Carlson écrivait que le plus grand frein de la productivité était l’interruption. A l’époque, un cadre était dérangé en moyenne toutes les 20 minutes (et ce serait pire de nos jours). A chaque fois, il faut compter plusieurs minutes pour retrouver son niveau maximal de concentration. Il est donc préférable de vous isoler dans un environnement calme et de fermer la porte de votre bureau pour ne pas être dérangé par vos collègues.
Ensuite, accordez-vous des plages de travail de 2 ou 3 heures sans distraction possible. Coupez la sonnerie de votre téléphone portable, fermez les applications non nécessaires sur votre ordinateur.
Enfin, rangez votre bureau. Travailler dans un espace agréable et ordonné vous aidera à mieux réfléchir.
Faites des pauses dans la rédaction de votre mémoire technique
Plusieurs études ont été menées sur notre capacité de concentration et ont démontré des résultats différents. En fonction des individus, l’aptitude à rester focalisé sur une même tâche sans décrocher se situerait entre 10 et 52 minutes. Passé ce délai, nous serions moins concentrés et donc moins productifs. Faire une pause toutes les heures nous aiderait à mieux nous recentrer sur notre travail. Accordez-vous des temps de pauses d’une dizaine de minutes toutes les heures, de préférence loin des écrans.
Par ailleurs, ces pauses permettront également de réduire le stress des délais qui est lui aussi un frein à votre concentration et donc votre efficacité.
Faites vous accompagner par une société de conseils pour externaliser la réponse à votre appel d’offres
Si vous tenez à répondre à cet appel d offres malgré l’urgence, c’est sans doute parce que les bénéfices à la clé sont importants. Faire appel à une société spécialisée dans la réponse aux appels d’offres comme Simply’AO maximisera vos chances de remporter le marché. Leur expérience leur permet de répondre plus rapidement tout en produisant une offre de qualité. Votre réactivité sera indispensable pour permettre à la société de conseils de travailler rapidement.
Cependant, notez que tous les consultants en marchés publics n’acceptent pas de répondre à un appel d’offres en dessous d’un certain délai. De plus, il vous en coutera plus cher, les moyens à déployer n’étant pas les mêmes pour une DLRO proche ou éloignée.
Résumé de votre stratégie de réponse en urgence à un appel d’offres
Constituer sa réponse à un marché public dans un temps restreint n’est pas une mince affaire car cela implique une excellente organisation. Il faut être conscient des délais imposés et de ses limites avant de répondre à un appel d’offres. De plus, le travail dans l’urgence nous amène parfois à commettre des erreurs. Gardez en tête que les appels d’offres répondent à des procédures strictes et que les candidats peuvent être écartés d’un marché à cause d’oublis ou d’erreurs simples tels qu’une case vide dans un tableau de prix, l’absence de signature sur un document alors qu’elle était requise par l’acheteur, la non-présentation à la visite de site obligatoire, le dépassement de la DLRO…
Vous devez impérativement planifier votre stratégie pour candidater à l’appel d’offres en créant une check-list, en vous partageant le travail et en gagnant du temps sur chaque tâche dès que vous le pouvez.
Afin d’augmenter votre productivité, travaillez dans un environnement calme, loin des distractions et prenez des pauses régulières pour vous détendre et garder une attitude positive.
Dans tous les cas, relisez-vous, contrôlez chaque pièce du dossier de réponse à l’appel d’offres, et ne dépassez pas la Date Limite de Réponse à l’appel d’Offres !
Article rédigé par Sophie - Simply'AO
écrit le 26/07/2023
Sophie
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