Débuter dans la réponse aux appels d offre n’est pas chose facile. Il est fréquent de faire plusieurs tentatives avant de décrocher un contrat. Cela nécessite beaucoup de temps pour repérer les appels d'offres potentiels, préparer les dossiers de réponse et apprendre de ses erreurs. Mais comme on est sympa chez Simply’AO, on vous a listé les erreurs les plus courantes quand on commence sur les marchés publics, histoire de vous faire gagner… du temps !
Voici donc le top 10 des erreurs à ne pas reproduire pour améliorer vos chances de gagner un appel d’offres.
1. Faire un hors sujet
Vous avez repéré un appel d’offres qui pourrait vous correspondre et souhaitez répondre au plus vite ? Ne vous lancez pas bille en tête sans prêter attention aux exigences de l’acheteur. Faire une offre sans rapport ou en décalage avec les besoins ou demandes exprimés par l’acheteur public peut vous faire perdre le marché. C’est pourquoi il est extrêmement important de lire l’ensemble du DCE (dossier de consultation pour les entreprises) avec la plus grande attention. Avec l’habitude, il sera plus facile de repérer les éléments clés à ne pas manquer. En attendant, si vous voulez un petit coup de pouce, n’hésitez pas à télécharger notre guide, ou à faire appel à nos services de Conseil !
2. Ne pas porter attention aux critères d’attribution des points
L'acheteur établi un système de notation pour différencier les candidatures en fonction du prix proposé et de la technique. Ce critère d'attribution englobera par exemple l’originalité de l’offre proposée, la capacité supposée du candidat à fournir un service/offre de qualité, le respect de l’environnement… Soyez attentifs aux sous critères indiqués dans le DCE afin d’orienter votre offre dans le bon sens.
3. Déposer un dossier de candidature incomplet
Oublier une pièce dans le dossier de réponse entraîne la non-conformité de votre candidature sur l'AO. Chaque pièce constitutive du dossier de candidature a son importance. Assurez vous de fournir tous les éléments requis afin de pas être éliminés d’office. Après des heures passées à élaborer votre réponse à un appel d'offre, il serait dommage d’être disqualifié si près du but.
4. Oublier de faire la visite du site obligatoire
Pour certains marchés, la visite du site est obligatoire. Cela vous permet d’ajuster votre offre au plus près des besoins de l’acheteur, et de vous adapter aux spécificités de l’existant. Par ailleurs, cela assure à l’acheteur que vous avez compris ses attentes. Ne passez pas à côté de la date de visite ou des coordonnées de la personne en charge de prévoir une visite. Ces informations se trouvent le plus souvent en première page du Règlement de Consultation (RC). Un dossier de candidature déposé sans l’attestation de visite complétée sera non recevable.
5. Oublier la signature
Certains éléments du dossier doivent être signés. C’est notamment le cas des formulaires DC1, DC2…. Il arrive également que l’acheteur exige une signature électronique. Dans ce cas, il le précise dans le RC. N’oubliez pas que les formalités pour obtenir la certification prennent du temps. Anticipez ainsi les démarches pour ne pas vous retrouver bloqué avec un dossier de candidature complet mais irrecevable car non conforme aux demandes l'acheteur.
6. S’y prendre à la dernière minute
L’économiste britannique Cyril Northcote Parkinson a déclaré en 1955 « le travail s'étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Vous disposerez en général de 3 à 4 semaines pour répondre à un appel d’offre, ce qui est un délai raisonnable pour répondre à l’appel d’offres, uniquement si nous ne vous attelez pas à la tâche quelques jours avant la date butoir.
Constituer un dossier de réponse est chronophage, d’autant plus lorsque l’on débute sur les marchés publics. Organisez vous dès la date de parution pour commencer le dossier et ne pas vous retrouver bloqué avec une panne de réseau informatique au dernier moment. Si vous avez des questions à poser sur le marché, faites-le sur la plateforme 10 jours minimum avant la date fatidique de remise des offres. Anticipez !
7. Déposer sa réponse trop tard
Toutes les candidatures aux marchés publics présentées après l’heure sont rejetées ! Au sein du règlement de consultation, vous trouverez, généralement en première page, la Date Limite de Réception des Offres (DLRO). Il est impératif de ne pas dépasser cette échéance. Passé ce délai, vous ne pourrez plus candidater, puisque le profil acheteur (site sur lequel vous déposez votre dossier d’appel d’offres) sera fermé !
8. Télécharger le DCE anonymement
Nous sommes tous plus ou moins réticents à donner nos informations personnelles à tout va sur internet. Cependant, il existe certains cas de force majeur, et celui-ci en fait partie ! Refuser de renseigner ses données sur la plateforme de l’acheteur, c’est prendre le risque de passer à côté d’une mise à jour du DCE. En téléchargeant le DCE au nom de votre entreprise, vous recevrez une alerte dès qu’un autre candidat posera une question concernant cet appel d’offres, (et la réponse peut vous intéresser !). Autre exemple dans le cadre d’un appel d’offres public, dès qu’une modification de prix sera faite par l’acheteur, il vous indiquera que le tableau de prix a changé. Si vous n’utilisez pas le dernier tableau de prix paru (BPU, DQE, DPGF), alors votre offre sera classée irrégulière et vous serez éliminé.
9. Modifier la structure des documents de l’offre
Les documents tels que le BPU, le DQE, l’acte d’engagement… contiennent des tableaux créés par l’acheteur. Il vous incombe de les remplir, tout en prenant soin de ne pas les modifier, cela entraînerait votre disqualification. Si l'acheteur impose un cadre de réponse technique, vous n'êtes pas non plus autorisé à répondre à d’autres questions qui n’y figurent pas. Répondez précisément aux questions dans le cadre de réponse technique pour cet appel d’offres.
10. Postuler pour des marchés surdimensionnés
Vous êtes ambitieux ? C’est tout à votre honneur. Néanmoins, ne perdez pas votre temps et votre énergie à répondre aux appels d’offres trop gros pour vous. L’acheteur prête attention à votre capacité économique pour s’assurer que vous ayez la solidité nécessaire afin de mener à bien l’appel d’offres. Assurez-vous d’avoir les « reins solides » comme on dit. Avant de candidater, vérifier votre capacité à prendre en charge le marché, mais aussi de disposer des moyens humains et techniques qui permettront de rassurer l’Acheteur dans le cadre de votre candidature. La réponse à un appel d’offres nécessite un investissement important en temps et en énergie, prenez le temps d’analyser l’appel d’offres avant de décider s'il est pertinent ou non.
Vous l’aurez compris, la réponse aux marchés publics comporte de nombreux pièges. Si vous en ressentez le besoin, nous pouvons vous accompagner dans votre candidature à un appel d'offres. Profitez ainsi de notre expertise et de nos conseils personnalisés pour augmenter vos chances de remporter vos appels d'offres.
Sophie